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Alternativas a Access: ¿existen aplicaciones gratuitas con un rendimiento similar?

La gestión de los datos constituye una parte importante de los negocios. Ya sea para el registro de clientes, para la agenda privada de direcciones, para la contabilidad o para el inventario de existencias, debido a la creciente digitalización cada vez es más importante clasificar y gestionar conjuntos de datos de la manera más rápida, flexible y clara posible. Esto se logra a través de los Sistemas de Gestión de Bases de Datos (SGBD), con los que se pueden clasificar y mostrar datos relativos a características determinadas (por ejemplo, la clasificación del domicilio de los contactos en función del código postal o de las mercancías según el grupo de productos).

Uno de los SGBD más extendidos es Microsoft Access, también conocido como MS Access. El programa se utiliza tanto en pequeñas y medianas empresas como en el ámbito doméstico y se puede aplicar para el trabajo con conjuntos de datos abarcables. La ventaja frente a otros SGBD es que no se necesitan conocimientos sobre programación para utilizar Microsoft Access.

Sin embargo, además de MS Access también existen otros sistemas de gestión de bases de datos útiles con los que se puede trabajar de una manera similar, algunos de ellos compatibles con otros sistemas operativos como macOS o GNU/Linux; también existen algunas alternativas gratuitas a Microsoft Access. En la presente guía puedes familiarizarte con tres de las mejores alternativas a Microsoft Access, descargables de forma gratuita.

Por qué buscar alternativas a Microsoft Access

¿Cuál es el motivo para recurrir a una alternativa a Microsoft Access? La gran difusión del software indica que se trata de un SGBD avanzado. De hecho, MS Access tiene muchas ventajas y es apto tanto para principiantes como para personas con conocimientos avanzados en bases de datos. Sin embargo, solo está diseñado para Windows y no es gratuito.

Características de MS Access

Microsoft Access es un Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD) relacional con el que se pueden insertar, almacenar, editar, evaluar y presentar datos. El modelo relacional usado por el software imita la forma más usada para los sistemas de gestión de bases de datos, y es que con un sistema de gestión relacional se pueden establecer conexiones entre los conjuntos de datos de diferentes tablas.

Para la administración de las bases de datos, el software ofrece una interfaz gráfica de usuario, en la cual no solo se pueden consultar datos, sino que estos pueden modificarse directamente o también crear datos nuevos. MS Access guarda los conjuntos de datos en su backend por defecto, para lo que emplea el motor de bases de datos Microsoft Jet. Microsoft Access también puede conectarse a una base de datos en SQL Server, donde Access solo hace las veces de frontend/GUI (Graphical User Interface).

A diferencia de muchos sistemas de gestión de bases de datos que trabajan a partir del principio cliente-servidor (como MySQL o los proyectos derivados MariaDB, PostgreSQL, Microsoft SQL Server, Oracle Database, etc.), Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos de escritorio. Esto significa que para trabajar en una base de datos con MS Access no se requiere necesariamente un servidor conectado a la red.

Las bases de datos pueden crearse íntegramente como aplicaciones de escritorio, aunque también existe la posibilidad de elaborar bases de datos como web apps y que estas se alojen en Microsoft a través de una aplicación web SharePoint, aunque esta ofrece menos posibilidades que la aplicación de escritorio. Se puede acceder y editar las bases de datos desarrolladas con MS Access a través del navegador.

Independientemente de si se crean aplicaciones web o de escritorio con MS Access, las bases de datos de MS Access se guardan normalmente en un único archivo (en formato mdb o en el nuevo formato de archivos accdb). En este punto, se pone de relieve la diferencia entre los sistemas de gestión de bases de datos de escritorio (como MS Access) y los sistemas de gestión de bases de datos basados en el servidor (como MySQL o MS SQL Server): un SGBD basado en el servidor no solo deposita un documento para cada base de datos, sino una carpeta entera en la que tanto el contenido como la forma de la base de datos se distribuye por diferentes archivos.

Ventajas de MS Access

El software es especialmente apto para los menos doctos en la gestión de bases de datos: para la creación de una base de datos sencilla no se necesita tener conocimientos de programación, ya que esto se logra de una manera relativamente fácil a través de la interfaz gráfica de usuario. Asimismo, los diferentes asistentes y plantillas (por ejemplo para la gestión de contactos, activos o tareas de proyecto) simplifican el trabajo. Asimismo, también es posible definir los campos de datos y, así, adaptar las características del modelo de datos a las necesidades individuales. Tanto los conjuntos de datos como las tablas se pueden elaborar, editar y combinar entre sí en MS Access. Si se quiere utilizar el programa para crear aplicaciones de mayor envergadura es inevitable, por el contrario, no recurrir a la programación con VBA (Visual Basic for Applications) —aunque el esfuerzo que requiere es menor que en el caso de otros sistemas de gestión de bases de datos. Con la utilización de macros se pueden automatizar diversas tareas con relativa facilidad, por lo que en este sentido se podría hablar de una programación “light”.

Esto no solo hace referencia a la creación y gestión de los datos, sino que su análisis también suele ser más sencillo que en el caso de otros programas. Con ayuda de diferentes funciones de asistencia, es muy fácil evaluar las bases de datos ya creadas, consultarlas en función de diferentes factores y crear informes.

Debido a que las bases de datos de MS Access pueden guardarse en un solo archivo, pueden compartirse fácilmente con otras personas o transmitirse a otros dispositivos. En caso de que se quieran utilizar las bases de datos en otro SGBD (o, en sentido contrario, se quieran abrir otros archivos de bases de datos en MS Access), se puede optar por la utilización de diversas interfaces. Además de otros formatos de archivos de MS Office como Excel, también es posible importar y exportar otros muchos formatos como, por ejemplo, bases de datos ODBC (MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, etc.), documentos HTML y XML o archivos dBase. En este sentido, se pueden desplazar sin complicaciones tablas y formularios de un programa a otro.

Desventajas de MS Access

La sencillez del software también tiene su precio, y es que en comparación con los sistemas de bases de datos basados en el servidor, el sistema de Microsoft Access tiene un rendimiento menor: MS Access es apropiado para la realización de bases de datos de menor envergadura que no cuentan con cientos de miles de entradas (para ello se utiliza un SGBD basado en el servidor). El procesamiento de grandes cantidades de datos en MS Access requiere mucho tiempo, lo que se traduce en tiempos de carga elevados. Esto pone de relieve la otra cara de las bases de datos basadas en archivos: la consulta de la base de datos se realiza al archivo completo y cuanto mayor sea este, más tiempo conlleva. El programa presenta algunas limitaciones en lo relativo al tamaño de las bases de datos, donde el archivo puede tener un tamaño máximo 2 GB. Si no se almacenan archivos de gran tamaño, como imágenes, esta restricción no debería presentar en la práctica ningún problema.

También la gama de funciones es, en comparación con un SGBD basado en el servidor, claramente menor. Del mismo modo, también surgen algunas deficiencias si lo utilizan varios usuarios en comparación con un SGBD basado en SQL: por un lado, el estándar SQL trabaja con un concepto de autorización bastante más diferenciado que el de MS Access y, por otro, el programa de Microsoft presenta algunos problemas de rendimiento si lo utilizan varias personas diferentes de manera simultánea. Ya el acceso simultáneo de cinco usuarios ralentiza claramente el funcionamiento del software y si el número se eleva a 10 el programa puede llegar a colapsarse.

MS Access solo está disponible para los sistemas operativos de Windows y en el pasado fue una parte importante del paquete de Microsoft Office. Con la nueva versión en la nube de la suite ofimática, Access también ha pasado a formar parte de diversos paquetes de Office 365 Asimismo, también se puede adquirir el programa de forma individual. Tienen suerte, en este caso, los usuarios que todavía siguen disfrutando de una versión clásica de MS Office en su equipo Windows y no de la versión en la nube de Office 365: puesto que hace ya tiempo que Microsoft no ha llevado a cabo ninguna modificación remarcable en el programa, además de la versión actual de MS Access 2016, las versiones de 2010 y 2013 también están perfectamente indicadas para el trabajo habitual con bases de datos.

Microsoft Access: pros y contras

Ventajas Inconvenientes
Gracias a su completa interfaz gráfica, MS Access resulta ideal para la rápida elaboración, gestión y análisis de bases de datos y para la creación de informes sencillos En comparación con los sistemas de bases de datos basados en el modelo cliente-servidor, MS Access es mucho menos estable, solo en parte adecuado para consultas de bases de datos voluminosas y/o específicas y dispone de muchas menos funciones
Apto para cualquier nivel de experiencia previa: pueden trabajar con MS Access tanto los que tienen menos experiencia como los gestores profesionales. Las macros sirven para combinar diferentes comandos sin tener conocimientos sobre programación y, así, conseguir la automatización de los procesos Puesto que toda la información de las bases de datos se guarda en un único archivo, MS Access tiene un rendimiento y una capacidad algo limitados; la edición de grandes archivos ralentiza el programa considerablemente y lo hace inestable (en su mayoría, a partir de aprox. 1 GB de volumen de datos). Los archivos no pueden superar los 2 GB
Uso sencillo y fácil de aprender; las funciones de asistencia arrojan luz sobre muchas funciones El acceso simultáneo para varios usuarios solo tiene lugar a través de software adicional y de manera limitada
Mediante la utilización de una aplicación web para SharePoint se pueden crear bases de datos como web apps Descenso notable del rendimiento cuando más de un usuario accede de forma paralela a una base de datos
Diversas posibilidades de importación y exportación a otros sistemas de bases de datos y productos de MS Office a través de ODBC De pago y solo disponible para Windows
Muy extendido como parte esencial de Microsoft Office  

¿Qué alternativas gratuitas a Microsoft Access existen?

Sin duda, Microsoft Access no ofrece, como sistema de gestión de bases de datos de escritorio, las mismas posibilidades que tienen los sistemas basados en el servidor. A este respecto, MS Access no pretende ser competencia de dichos programas, por un lado porque un SGBD basado en el servidor presenta una magnitud propia diferente en el ámbito de los sistemas de gestión de bases de datos y está orientado a otro público objetivo (tanto el manejo como la instalación, incluida la del servidor asociado, requieren conocimientos sobre SQL); por el otro, porque con MS SQL Server, Microsoft ofrece un software independiente en este grupo de sistemas de gestión de bases de datos y MS Access se erige como posibilidad para los usuarios con menos conocimientos técnicos. 

Si se quieren encontrar verdaderas alternativas a MS Access, es necesario compararlo con otros sistemas de gestión de bases de datos de escritorio. Uno de los programas alternativos más utilizados es FileMaker, que funciona en Windows, macOS y iOS, y es de pago, por lo que no se cuenta entre las alternativas gratuitas a Access. Los programas que aparecen a continuación no solo se pueden utilizar de forma gratuita, sino que para ello no es necesario contar con conocimientos sobre SQL, lo que difiere, por el contrario, de los sistemas open source gratuitos como MySQL, MariaDB o PostgreSQL. Los tres sistemas de gestión de bases de datos que presentamos a continuación tienen en común, al igual que MS Access, que no están diseñados para trabajar con grandes cantidades de datos, ya que las bases de datos se guardan en un archivo único.

Base (incluido en LibreOffice y Apache OpenOffice)

Tanto LibreOffice como Apache OpenOffice son conocidos por imitar los programas del paquete de Microsoft Office y ofrecerlos como software libre. Las funciones y características de LibreOffice Base y OpenOffice Base no guardan apenas diferencias. Esto no resulta sorprendente, ya que LibreOffice se vende, desde el 2010, separado de OpenOffice y ambas suites de Office se basan en el mismo texto fuente. No obstante, las actualizaciones de LibreOffice se hacen públicas de forma regular.

Base es un SGBD relacional basado en Java y muy similar a MS Access en muchos aspectos. Este trabaja con una interfaz gráfica de usuario y ofrece las mismas funciones básicas en cuanto a la generación y gestión de bases de datos. Asimismo, los asistentes también sirven de ayuda a la hora de hacer uso de las diferentes funciones.

No obstante, Base se diferencia notablemente del modelo de Microsoft, tal y como ocurre con las versiones LibreOffice y OpenOffice de Word, Excel o PowerPoint. Como ejemplo, la interfaz de base de datos no contiene tantas funciones adicionales como MS Access y su manejo es algo más complicado, de modo que especialmente los usuarios que estén acostumbrados a trabajar con Microsoft Access puede que tengan algunos problemas (por ejemplo, las macros y los informes son difíciles de elaborar). Sin embargo, la funcionalidad de Base es asombrosa, sobre todo teniendo en cuenta que se trata de un programa completamente gratuito. 

El backend de Base se apoya en HSQLDB (Hyper Structured Query Language Database), un sistema con el que se puede garantizar la gestión de una base de datos como archivo Base o como archivo dBase. Debido a que una base de datos HSQL no permite accesos de escritura competitivos, no es posible que varios usuarios lleven a cabo la edición simultánea de una base de datos Base por defecto. Sin embargo, soporta a aquellos sistemas que sí permiten el acceso de varios usuarios a la vez, como es el caso de MS Access, MySQL, PostgreSQL o Adabas D. La compatibilidad con otras bases de datos es, por lo general, una de las grandes ventajas del programa y, gracias a las interfaces de bases de datos de ODBC y JDBC, Base puede vincularse con otras bases de datos. Otro de los factores llamativos frente a Access es su disponibilidad: Base está disponible, además de para Windows, para macOS, GNU/Linux, Unix y BSD.

Ventajas Inconvenientes
Disponible para Windows, macOS, GNU/Linux, Unix, BSD Tiene menos funciones que MS Access
Soporta las interfaces de bases de datos estándares ODBC y JDBC, a través de las que se puede establecer la conexión con otras bases de datos Es más difícil crear informes y macros que en MS Access
Soporta muchos sistemas de bases de datos, como MS Access, MySQL, PostgreSQL y Adabas D, que permiten el acceso multiusuario Como aplicación de escritorio (combinada con la HSQLDB estándar), Base no soporta el acceso multiusuario. Esto solo es posible si se vincula con un servidor de bases de datos adecuado

Kexi (integrada en Calligra Suite)

Kexi es un componente esencial de Calligra Suite, una compilación de software de ofimática como Microsoft Office, OpenOffice y LibreOffice, que alberga aplicaciones de diseño como un programa para la edición de fotos y de gráficas vectoriales. Calligra Suite tiene sus orígenes en la suite de Office KOffice, cuyo funcionamiento estaba restringido a sistemas operativos Unix-like como Linux. Entretanto, Calligra Suite presenta algunas restricciones para Windows y macOS y no incluye Kexi.

El SGBD solo está disponible para GNU/Linux y todavía no hay noticias de que se esté planificando una versión para Windows. Si se utiliza como un mero sistema de gestión de bases de datos de escritorio, el programa recurre a SQLite como base de datos. De manera alternativa, también se puede utilizar una base de datos basada en SQL Server como MySQL, PostgreSQL, Microsoft SQL Server o dBase. Kexi soporta la importación de archivos de MS Access y de dBase.

Las tareas básicas de cualquier SGBD, como la creación y modificación de tablas y consultas, se llevan a cabo sin problemas con este software. Asimismo, también permite trabajar con formularios y elaborar informes, aunque estos últimos son menos detallados que en el caso de Microsoft Access. En lo que respecta a la utilización de macros, esto es algo que todavía no se incluye, aunque se está planificando para las próximas versiones. Además, la aplicación de escritorio no permite que varias personas trabajen de manera simultánea en una misma base de datos.

La funcionalidad de Kexis no puede seguirle el ritmo a la de Microsoft Access, pero permite realizar diversas tareas de gestión de bases de datos con resultados buenos y favorables. Kexi es especialmente propicio para elaborar libretas de direcciones, listas de productos y tablas similares en sencillez, pero no puede reemplazar completamente a MS Access.

Ventajas Inconvenientes
Posibilidad de importar archivos de MS Access y dBase Ofrece muchas menos funciones y posibilidades que MS Access
Soporta los servidores de bases de datos MySQL, PostgreSQL, MS SQL Server y dBase No soporta macros (todavía)
  Como sistema de gestión de bases de datos, no soporta la opción multiusuario
  Solo disponible para GNU/Linux

Glom

El software open source Glom es un antiguo sistema relacional de gestión de bases de datos que suele incluirse entre las alternativas a Access. Está disponible para GNU/Linux y Windows, aunque la versión para este último sistema operativo no se ha desarrollado desde el 2010.

Gracias a una interfaz de usuario clara y a unas funciones sencillas, con Glom se pueden crear bases de datos en un corto período de tiempo. Su funcionalidad destaca por su solidez: se pueden consultar los datos mediante la función de búsqueda y establecer relaciones entre ellos en función de unos criterios específicos. El programa ofrece, además, la posibilidad de elaborar informes. En comparación con Microsoft Access o LibreOffice Base u OpenOffice Base, su funcionalidad es considerablemente inferior.

En el caso de Glom se utiliza PostgreSQL como formato de bases de datos. El software es especialmente apto para bases de datos y proyectos pequeños como, por ejemplo, listas de contactos o de productos. Sin embargo, el sistema no se erige, por el contrario, como una alternativa a Microsoft Access en sí.

Ventajas Inconvenientes
Gracias a su clara interfaz de usuario, es fácil de usar y las bases de datos se pueden crear y analizar con rapidez Contiene muchas menos funciones que MS Access o Base
  La versión actual solo está disponible para GNU/Linux (la versión para Windows se lanzó en 2010)
  No se puede utilizar como aplicación de escritorio multiusuario en Windows

¿Pueden las alternativas gratuitas a Microsoft Access sustituir al original?

A manera de conclusión, se puede afirmar que en el ámbito de la gestión de las bases de datos hay una única alternativa a Microsoft Access que ofrece más o menos las mismas posibilidades que este: LibreOffice/OpenOffice Base. En Base se tienen que hacer frente a unas cuantas limitaciones en comparación con MS Access, sobre todo en lo relativo a las posibilidades de consulta de la base de datos y a la funcionalidad. En este sentido, MS Access se presenta como un software relativamente estable y eficaz en el que rara vez se producen caídas en el programa o es necesario llevar a cabo arreglos.

Glom y, en parte, Kexi siguen el mismo planteamiento del frontend de una base de datos que requiere la instalación de un sistema de bases de datos o la cooperación con él. Esto resulta significativo en el sentido de que se solucionan los problemas habituales de los clásicos sistemas de gestión de bases de datos y se proporciona una base de datos estable y multiusuario. No obstante, tanto la funcionalidad como las posibilidades de ambos sistemas de gestión de bases de datos tienen limitaciones, de modo que tanto un programa como el otro solo son aptos para unas pocas áreas de actividad.

La ventaja de MS Access frente a los sistemas gratuitos basados en archivos está relacionada, por ejemplo, con el largo período de desarrollo experimentado por el programa como parte de la suite de MS. Aun cuando en las últimas versiones se introdujeron muy pocas funciones nuevas, el software ha ido mejorando desde su aparición a principios de los 90 y corrigiendo errores. Por su parte, el programa FileMaker (de pago) es el único que ha experimentado un proceso de desarrollo más largo como sistema de gestión de bases de datos de escritorio. Si buscas un SGBD de escritorio completamente desarrollado y con una gran funcionalidad, es recomendable que no pierdas de vista a Microsoft Access (o a su competidor FileMaker, que está disponible para macOS).

Independientemente de tus necesidades y del sistema operativo, puede que los programas incluidos en este artículo sean lo que estás buscando. Base, de LibreOffice y OpenOffice, es la opción que ofrece una mayor funcionalidad entre las alternativas gratuitas a Access, seguida de Kexi. Por el contrario, Glom tiene el frontend más claro a causa de su diseño reducido y es la opción más fácil de usar. Sin embargo, el hecho de si hay más interfaces disponibles para otros sistemas de bases de datos o de si estos cuentan con la opción multiusuario puede ser decisivo para seleccionar un software u otro. En la siguiente tabla obtienes información sobre todas las características más importantes de estos tres sistemas de gestión de bases de datos.

Tabla comparativa: Microsoft Access frente a otros SGBD de escritorio

  Sistema operativo Facilidade manejo Funcionalidad Opciones de importación/exportación de otros formatos de archivos Particularidades En español Multiusuario Gratis
Microsoft Access Windows Muy versátil para los SGBS de escritorio: posee muchas funciones e interfaces para otras bases de datos Sí (con alguna limitación) No
LibreOffice Base/Apache OpenOffice Base Windows, macOS, GNU/Linux Disponible para los sistemas operativos más habituales y ofrece muchas interfaces para otras bases de datos Solo en combinación con un servidor de bases de datos
Kexi GNU/Linux Soporta diversas bases de datos de SQL No Solo en combinación con un servidor de bases de datos
Glom GNU/Linux (y Windows con algunas limitaciones) SGDB muy claro y fácil de usar; apropiado para bases de datos sencillas No En GNU/Linux en combinación con un servidor de bases de datos

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