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La contabilidad de caja explicada brevemente

Independientemente de si gestionas una pyme o de si eres un profesional autónomo, cada cierto tiempo necesitarás hacer un seguimiento detallado de las variaciones de los saldos de tus cuentas. Esto no solo resulta de especial interés en cuanto a impuestos, sino también al determinar la evolución financiera de la empresa, es decir, su solvencia y liquidez. Algunos de los métodos utilizados para este fin son, por ejemplo, el criterio de caja o contabilidad de caja, que consiste en registrar los ingresos cuando se cobran y en apuntar los gastos cuando se pagan –a diferencia, por ejemplo, del principio de devengo de la contabilidad de doble partida, que registra los movimientos financieros en el momento de tener lugar la actividad, independientemente del momento del cobro. La importancia de ambos criterios reside en que, especialmente a la hora de enviar correctamente los ingresos de tu negocio a Hacienda, son dos de los métodos más utilizados para calcular las ganancias y los cargos operativos de las empresas.

¿Qué se entiende por contabilidad de caja?

Existen diferentes criterios fundamentales para calcular el margen de beneficio de un negocio. Para que puedas enviar a Hacienda tus ganancias, tendrás que confrontar cuidadosamente tus gastos e ingresos. Una de las opciones, especialmente para pequeñas empresas y autónomos, es determinar el estado de pérdidas y ganancias. Este consiste en incorporar únicamente aquellas facturas que, de hecho, fueron pagadas o cobradas durante el trimestre a evaluar. Por lo tanto, este método especializado para determinar los beneficios tiene en cuenta el llamado flujo de efectivo. Ahora bien ¿qué significa concretamente?

Los ingresos (entrada) y los gastos (salida) son las cantidades atribuibles directamente a la cuenta corporativa, bien sean gastos o ganancias. Las cifras “flotantes” como, por ejemplo, los gastos de funcionamiento o a través de terceros (productos en tránsito), variación de existencias (de bienes o artículos para la venta) no se incluyen dentro de este cálculo. Es crucial que determines la fecha exacta en la que pagaste determinada factura o recibiste cierto pago, independientemente de si fue a través de tu cuenta bancaria o directamente en efectivo.

Este criterio, también conocido como principio o criterio de caja, desempeña un papel crucial a la hora de determinar los ingresos netos de un negocio, más específicamente a la hora de pagar o aplazar el ingreso del IVA de una factura. Una estrecha relación entre el criterio de caja y el IVA se oficializó con el artículo 23 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internalización con el que se introdujo el Régimen especial del criterio de caja en el Capítulo X del Título IX de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (art. 163 terdecies y sig.). En otras palabras, esta reforma no obliga a las pymes ni a los autónomos a adelantar el IVA de las facturas no cobradas.

En resumen

el momento exacto (fecha) del flujo de efectivo es la característica principal de este método de cálculo de entrada y salida de capital. El criterio decisivo para determinar los ingresos y gastos anuales, así como para calcular el margen de beneficio, es la fecha en la que se recibió o hizo el pago.

En este artículo explicamos cómo se declara el margen de beneficio a la Agencia Tributaria.

Por su parte, los Reales Decretos 1514/2007 y 1515/2007 de 16 de noviembre, aprobaron el Plan General de Contabilidad (B.O.E. 278 de 20/11/2007) y el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (B.O.E. del 21 de Noviembre). En el punto 2 de los Principios Contables del Plan General de Contabilidad se estipula que mediante el principio de devengo:

“los efectos de las transacciones o hechos económicos se registrarán cuando ocurran, imputándose al ejercicio al que las cuentas anuales se refieran, los gastos y los ingresos que afecten al mismo, con independencia de su pago o de su cobro.”

Así, al registrar los movimientos financieros sin importar el momento del cobro, los pequeños empresarios no tienen que liquidar a Hacienda el IVA de las facturas no cobradas.

Consejo

para sacarle el máximo provecho al IVA soportado deberás llevar un registro constante de las facturas y de otros documentos que puedan ser relevantes para Hacienda. Asegúrate de que tus facturas cumplan los requisitos esenciales.

Según el criterio de caja, a la hora de calcular los egresos de caja se presenta una excepción especial: la depreciación. Por definición, esta hace referencia al desgaste u obsolescencia económica, funcional o tecnológica de un activo (por ejemplo, máquinas) y su importancia reside en que, según lo determinado por el organismo recaudador, los impuestos sobre estos bienes se reducirán dependiendo de su antigüedad.

A continuación, y a manera de ejemplo, te resumimos en una tabla algunos de los aspectos que puedes considerar a la hora de calcular el flujo de caja de tu empresa o tus servicios como autónomo, no solo para facilitar tu declaración de impuestos, sino para revelar el impacto de tus decisiones financieras y descubrir la relación entre las ganancias y pérdidas de tu negocio.

Ingresos (entradas de caja) Egresos (salidas de caja)
Ventas de productos o servicios Pagos a proveedores
Intereses por préstamos Pago e intereses de préstamos
Comisiones y recargos por mora Compra de inversiones financieras y no financieras
Ganancias sobre inversiones financieras y no financieras Gastos de personal
Ahorros y depósitos recibidos Gastos de mercadeo
Ingresos por aportaciones Gastos de representación
Donaciones en efectivo Compra de activos fijos, mobiliarios y equipos
Venta de activos fijos e inversiones Pérdidas por robos o fraudes

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