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Modelo de factura: conoce cómo Word y Excel pueden ayudarte

Existen innumerables maneras de ganar dinero comercializando productos y servicios, pero la factura es la única forma acorde a los estándares para animar a los clientes a pagar la suma en cuestión. Si trabajas por cuenta propia o eres el responsable de las finanzas de una pequeña o mediana empresa, debes acompañar los pedidos de la información de pago correspondiente.

Para que una factura sea reconocida como prueba oficial de una transacción y aceptada posteriormente por el organismo recaudador, no basta con presentar un simple papel que contenga la suma cobrada. Una factura debe incluir una serie de formalidades que aumentan su complejidad. Cuanto mayor sea la cartera de pedidos, más larga y confusa será la facturación, especialmente si decides hacerlo por tus propios medios sin la ayuda de ninguna herramienta externa, lo que no hace referencia necesariamente a un software especializado que se encargue de los desafíos de la contabilidad. Un modelo de factura, es decir, una plantilla personalizable y prefabricada para tus facturas es una solución rápida y sencilla que simplificará enormemente el día a día de la contabilidad de tu negocio.

¿Qué es un modelo de factura?

Los modelos de factura son plantillas que incluyen ya todos los elementos necesarios para ser utilizados de nuevo. Así, en vez de empezar desde cero cada vez y de invertir tiempo y trabajo en el tedioso proceso de reunir todos los elementos, una plantilla proporciona un ejemplo de factura con campos en blanco o comodines fácilmente intercambiables por datos reales. Una solución simple y ampliamente utilizada son los modelos de facturas para Word o Excel, que pueden ser creados por tí mismo o descargarse de Internet (generalmente sin coste) para ser utilizados posteriormente con la aplicación de Microsoft Office que se prefiera. Adicionalmente, existen plantillas de factura para los programas de texto y de hojas de cálculo de otras suites tales como OpenOffice o LibreOffice.

Básicamente, los modelos de factura pueden dividirse en soluciones textuales y tabulares. En caso de que la facturación no incluya demasiados elementos, la primera opción suele ser casi siempre la más apropiada. Si los servicios facturables son numerosos y complejos, lo más probable es que una solución tabular sea lo más recomendable, principalmente debido a la facilidad a la hora de organizar los diferentes precios y de calcular el total. Por otra parte, si se incorporan las funciones pertinentes, este tipo de plantillas ayuda en el cálculo de ciertos valores como, por ejemplo, el IVA. El uso de las plantillas de facturas gratis disponibles en Internet puede resultar especialmente interesante para aquellos autónomos y pymes con un presupuesto limitado.

¿Qué ha de incluir un modelo de factura profesional?

Un modelo de factura profesional se caracteriza principalmente por dos aspectos. En primer lugar, debe estar diseñada de forma clara y atractiva, de tal forma que sea posible incluir toda la información que los clientes están buscando. Por otro lado, los contenidos de una plantilla de facturación profesional deben ser completos, especialmente debido a que presentar datos incompletos o que no cumplan con los requisitos formales, puede representar un problema a la hora de su verificación, especialmente ante la Hacienda pública, poniendo en peligro, entre otras cosas, la esperada deducción. Para que un documento sea reconocido como factura, según el artículo 6 de la normativa referente a las obligaciones de facturación establecidas por la agencia tributaria, este debe contener:

  • Nombre completo y dirección del proveedor de los servicios
  • Datos de contacto completos (nombre y dirección) del beneficiario
  • Número de identificación fiscal o número de identificación fiscal del proveedor de servicios en determinados casos
  • Fecha de emisión (fecha en la que se generó la factura)
  • Número único de factura
  • Cantidad y tipo de bienes entregados o el alcance y la naturaleza del servicio
  • Fecha de entrega o prestación de servicios
  • Precio del servicio prestado (con y sin impuestos)
  • Impuestos

Verifica si la información fue introducida completa y correctamente, sobre todo si utilizas una plantilla para tus facturas.

Consejo

a largo plazo, es recomendable considerar la utilización de un programa de contabilidad. Aunque esto representa costes adicionales, también reduce enormemente la inversión de tiempo y trabajo. A diferencia de un modelo de factura en el que tienes que ajustar manualmente la información, la mayoría de estos programas han automatizado muchos de los pasos, tales como la introducción de clientes y productos o el cálculo de los impuestos.

Adapta fácilmente tu modelo de factura para Word y Excel

Para explicarte la estructura y la funcionalidad de las mencionadas plantillas de facturas para Excel y Word, a continuación te presentamos los pasos que debes tener en cuenta al utilizarlas.

La elección depende del programa en el que prefieras trabajar. Recuerda que una factura estándar que contenga datos completos y correctos sobre el servicio proporcionado y los correspondientes datos del cliente es la mejor manera de alcanzar el objetivo deseado de manera fácil y rápida. A continuación, abre el documento que has descargado, haz doble clic y encárgate de los siguientes ajustes:

  1. En la parte superior izquierda, introduce tu dirección o la de tu empresa. Debajo, introduce la dirección del cliente.

  2. A la derecha encontrarás un marcador para tu dirección, así como datos de contacto (número de teléfono o dirección de correo electrónico). En caso de que no cuentes con estos datos, puedes eliminarlos de la plantilla.

  3. Lo que sigue es el asunto de la factura, un texto que puedes determinar libremente. En vez de dejar la palabra “factura”, puedes añadirle algunas especificaciones como el número o términos y condiciones de la cuenta de cobro.

  4. Justo debajo del asunto encontrarás un marcador para el número de cuenta, el número de cliente (opcional) y la fecha de la factura. En este punto es fundamental que reemplaces los números del ejemplo y que no te olvides de especificar la fecha actual.

  5. La siguiente línea de texto es para el encabezado con el que quieres abordar al cliente. Por lo general, este punto es utilizado para agradecer al cliente el haber contratado tus servicios o adquirido tus productos y para formular una pequeña introducción a los cargos enumerados a continuación.

  6. Después de dirigirse al cliente, viene la parte más importante de una factura: la enumeración de los artículos o servicios ofrecidos. Para ello tienes a tu disposición una tabla que puedes ampliar o reducir, añadiendo o eliminando líneas. En las columnas especifica el nombre, la cantidad de productos y el precio por unidad y total de los artículos individuales.

  7. Debajo de la tabla es importante especificar el importe total sin IVA y con IVA.

  8. Posteriormente, te encontrarás con un campo de texto para añadir información adicional para informar al cliente sobre la fecha en la que se enviaron los productos o proporcionaron los servicios y comunicar los datos bancarios. También es común indicar el rango de tiempo que tiene el cliente para pagar la factura.

  9. La última parte de este modelo de factura es el pie de página. Aquí se puede indicar el Registro Mercantil donde está inscrita la empresa. Es obligatorio especificar el número de identificación fiscal (NIF), incluso si se trata de facturas simplificadas.

  10. Ahora ya puedes guardar tu plantilla de factura e imprimirla. Alternativamente es posible guardarla como archivo PDF y enviarla por correo electrónico resa.

Ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.

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