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Facturas colectivas: liquidación conjunta de tareas

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) recogen que toda transacción que vaya ligada a un recibo debe poderse corroborar en forma de factura, de modo que un mismo documento mercantil de esta índole puede reflejar varias operaciones comerciales, en cuyo caso se puede hablar de facturas colectivas.

¿Qué es una factura colectiva?

Una factura colectiva es aquella en la que se incluyen varios productos o servicios llevados a cabo durante un período de tiempo determinado, pero ¿cuáles son las ventajas de las facturas colectivas con respecto a las facturas individuales? ¿Qué se debe tener en cuenta si se quieren incluir varias transacciones o actividades en una misma factura?

Razones para crear facturas colectivas

En calidad de factura recapitulativa, una factura colectiva se elabora cuando una misma empresa lleva a cabo tareas de forma regular para el mismo cliente durante un largo período de tiempo y tiene que liquidarlas periódicamente con el consecuente objetivo de lograr una contabilidad efectiva y rentable.

Si se recopilan varias operaciones comerciales en la factura y estas son saldadas por el cliente, se realizan menos movimientos en la cuenta bancaria. A este respecto, las empresas que se ven obligadas al pago de tasas bancarias cada vez que se hace un ingreso en su cuenta, no solo ahorran tiempo con las facturas colectivas, sino también dinero, de modo que se pone de relieve el ahorro de costes al emitir y entregar una factura colectiva.

Ámbitos de aplicación

En la práctica, las facturas colectivas se suelen utilizar cuando la liquidación de entregas y suministros resulta más eficiente y asequible tanto para el empresario como para el cliente. Veámoslo con un ejemplo:

El pintor Rodríguez hace un encargo de pintura, pinceles y otros materiales para su negocio en un mismo comercio. En lugar de pagar cada bote de pintura por separado, este abona la suma total a final de mes. Con ello, el comerciante mayorista incluye cada pedido en el mismo albarán y le remite al pintor una factura colectiva a finales de mes donde se incluyen todos los servicios prestados en el período de facturación correspondiente.

Otro ámbito de aplicación de las facturas colectivas son, por ejemplo, los contratos de suministro y de licencia de larga duración, donde también se aglutinan los diferentes servicios y se les remite a las personas correspondientes en forma de facturas colectivas.

Datos obligatorios en las facturas colectivas

Las facturas colectivas deben incluir los mismos elementos que, a objetos de ley, deben estar presentes en cualquier factura. Como bien recoge la Agencia Tributaria en la información sobre el contenido de las facturas, los datos que toda factura debe contener son:

  1. El número y la serie de la factura
  2. La fecha de expedición, así como de la realización de las operaciones incluidas en la factura
  3. El nombre, apellidos, domicilio, aunque también la razón y denominación social tanto del emisor del documento mercantil como de su destinatario
  4. El NIF
  5. Información acerca de la naturaleza de los servicios ofrecidos, tanto la descripción como la cantidad
  6. El tipo o tipo impositivos y la cuota tributaria
  7. La referencia normativa con respecto a la exención del IVA, si procede
  8. Los datos relativos a los descuentos o rebajas aplicados

Puedes consultar el Real Decreto 1619/2012 para obtener información más detallada al respecto.

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