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Cómo escribir una confirmación de pedido

Cuando un cliente realiza un pedido a una empresa esta emite una confirmación de compra por escrito para informarle de que lo acepta y prepara el envío de los bienes acordados. Las empresas y los autónomos cuyos ingresos dependen del envío de mercancías o de la prestación de servicios han de estar familiarizados con la elaboración y la emisión de este tipo de documento mercantil. En este artículo te presentamos cómo se ha de estructurar, qué debe incluir y qué otros aspectos clave has de tener en cuenta a la hora de emitirlo.

¿Qué es una confirmación de pedido?

Enviar confirmaciones de compra, ya sea por correo físico o electrónico, está a la orden del día en la práctica comercial. En su definición más sencilla, una confirmación de pedido informa de la aceptación de un encargo por parte del prestador de servicios, a la que generalmente precede una oferta o un presupuesto que el cliente ha aceptado. Con esta confirmación, el empresario comunica al cliente que acepta enviar productos o prestar un servicio determinado según las condiciones acordadas en el presupuesto anterior. Este documento es, además, vinculante: tan pronto se envía al cliente, la empresa está obligada a cumplir lo acordado. Por este motivo y para que quede constancia de las condiciones que se acordaron en su momento, toda confirmación de pedido debería plasmarse siempre por escrito.

¿Cuándo se envía una confirmación de pedido?

Si bien hay muchos casos en que los proveedores no están obligados a confirmar un pedido, es recomendable hacerlo porque solo así está claro para todas las partes implicadas qué acuerdos entre la compañía y el cliente tienen validez. En caso de conflicto, este documento permite concluir qué interlocutor ha incumplido el contrato. Y en particular cuando las condiciones del contrato se acordaron oralmente, una confirmación constituye la oportunidad perfecta para fijar todo lo que se habló en su momento.

Dicho esto, bajo ciertas circunstancias sí es obligatorio emitir una confirmación de pedido al cliente:

  • Cuando el cliente hace un pedido sin haber recibido antes una oferta al respecto.

  • Si con anterioridad se ha enviado un presupuesto sin compromiso o con cláusulas eximentes (con expresiones como “sin compromiso”, “precio reservado”, etc.) al cliente. En este caso, las condiciones actuales de la oferta (qué incluye la prestación, precio, etc.) se detallan en un nuevo presupuesto o directamente en la confirmación de pedido.

  • En aquellos casos en que se ha producido un cambio respecto a la oferta precedente (en cuanto al precio o a la cantidad, por ejemplo).

  • Si se han enviado al cliente varias ofertas diferentes.

  • Cuando el cliente hace un pedido demasiado tarde y la oferta a la que se refiere ya no es vigente.

Confirmar un pedido con una carta adjunta puede ser especialmente recomendable si se trata de un cliente nuevo. De esta forma se evitan malentendidos y se demuestra profesionalidad.

Consejo

Gracias al software de contabilidad es posible crear, modificar, gestionar y archivar sin gran esfuerzo cualquier tipo de documento mercantil. Con su paquete 1&1 Contabilidad Online, 1&1 también presenta una herramienta muy fácil de usar con la cual se pueden crear confirmaciones de pedido digitales, además de asistir en otras tareas de contabilidad.

Escribe tu propia confirmación de pedido

A propósito del contenido y la estructura de una confirmación de pedido hay ciertos requisitos muy similares a los que tiene la redacción de un presupuesto. Cuando existe una oferta precedente que el cliente ha confirmado y no se ha visto modificada, a menudo se añade a este documento una sencilla nota de confirmación y se vuelve a enviar al cliente, en lugar de escribir el documento desde cero, pero esta oferta previa también sirve como un nuevo modelo de confirmación de compra, aunque hay un par de diferencias que se han de tener en cuenta.

Las coincidencias entre uno y otro documento saltan a la vista en los elementos formales obligatorios. Como en el presupuesto, el logo corporativo y los datos de los contratantes ocupan la cabecera del documento. La única diferencia respecto a la oferta la constituye el hecho de que, en este documento, en lugar del número de oferta se ha de especificar el número de pedido o de factura.

A continuación, ya sea en el título o en el cuerpo de texto, se indica la fecha en que el cliente realiza el pedido. Si se trata de la aceptación de una oferta precedente, haz referencia a ella indicando, por ejemplo, el número de la oferta. Es la mejor forma de vincular el presente documento a las condiciones aceptadas en el presupuesto.

Ahora, es en el cuerpo del texto donde se pone de relieve la gran diferencia entre una oferta y una confirmación de pedido. Cuando se confirma un pedido puedes prescindir completamente del carácter semipublicitario de la oferta, puesto que tu cliente ya está convencido de la bondad de tus servicios y lo ha demostrado solicitando tus servicios. Con esto se ahorra en explicaciones innecesarias y el texto resulta más ligero. También aquí has de procurar formular tus textos de forma concisa y clara y no utilizar términos especializados. Una fórmula habitual consiste en agradecer al cliente su confianza realizando un pedido, tras lo cual se enumeran las prestaciones que se han acordado (concepto, cantidad y precio).

En general, toda confirmación de pedido debería incluir la siguiente información (siempre y cuando sea necesaria):

  • Número de oferta, de cliente y de pedido
  • Descripción y denominación de los bienes o las prestaciones
  • Cantidad y precio de los bienes o los servicios
  • Fecha de entrega de la mercancía o de realización de los servicios
  • Condiciones de pago y de entrega
  • Gastos de envío y de embalaje
  • Dietas
  • Información sobre reserva de la propiedad, derechos de uso y lugar de realización

Confirmar un pedido: qué más necesitas saber

El momento de enviar la confirmación también tiene su importancia. Una vez el cliente ha solicitado un producto o un servicio, conviene no demorarse excesivamente en confirmarlo. Lo mejor sería hacerlo en el mismo día, pero si no es posible es razonable no dejar pasar más de tres días laborables. Recuerda que cuanto antes reacciones a la solicitud del cliente mejor impresión tendrá el cliente sobre tu forma de trabajar.

Ocurre también con cierta frecuencia que, debido a motivos de diversa índole como falta de personal entre otros, no es posible enviar los productos por la vía acordada, realizar un determinado servicio o entregar un paquete en una fecha determinada. Aun cuando este tipo de problemas deberían evitarse, es absolutamente factible que una confirmación varíe respecto a la oferta aceptada por el cliente, pero en este caso el contrato entre el vendedor y el comprador se consideraría inválido.

Dado que una carta o correo electrónico de confirmación de pedido se considera un tipo de documento mercantil, los prestadores de servicios están obligados a conservarlos durante un plazo determinado de tiempo que varía en función de las legislaciones nacionales. En el territorio español, los empresarios se rigen por el Código de Comercio, que en el artículo 30 especifica la obligación de conservar todo tipo de documentación mercantil durante seis años a partir del último asiento en los libros de contabilidad, salvo lo que establezcan otras disposiciones. En países como México, por ejemplo, la Ley General de Sociedades Mercantiles establece un plazo de cinco años. Conviene, así, informarse debidamente de los plazos que rigen en el país donde se tenga actividad para evitar malas noticias.

A modo de conclusión, confirmar un pedido también exige estar informado de ciertos requisitos. Lo más importante aquí es no olvidar ningún detalle crucial en el documento que se envía al cliente. Una vez redactado, es recomendable una nueva lectura para revisar que todo se ha descrito y denominado correctamente, así como las cantidades y los precios también se corresponden con lo acordado. Todo lo detallado en la confirmación de pedido sirve de comprobante en caso de

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