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El número de factura: cómo asignarlo y otros aspectos importantes

El número de factura es, según el artículo 6 de la normativa referente a las obligaciones de facturación, uno de los componentes obligatorios de las facturas. Según este artículo, toda factura y sus copias emitidas por la prestación de un servicio o la compraventa de un bien, han de incluir un número y una serie. En un artículo de nuestra guía encontrarás información acerca de los casos en los que no es obligatorio expedir facturas.

La razón de ser del número de factura

Los números de factura consecutivos cumplen el propósito principal de asegurar que cada factura emitida sea única y, por lo tanto, se pueda asignar clara y correctamente a la respectiva transacción comercial –por ejemplo, en el momento de una auditoría ante la competencia fiscal correspondiente.

El hecho de que un empresario emita facturas sin incluir el respectivo número de factura puede causar inexactitud en la contabilidad de sus finanzas. Así, si debido a una mala contabilidad, los datos de facturación no son suficientes para determinar la base imponible, la Agencia Tributaria tiene el derecho a descartar la contabilidad del contribuyente. El artículo 50.2 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT) establece que, en cambio es posible presentar una estimación o un valor indirecto de la base imponible. Por lo general, para una empresa esto suele representar una desventaja financiera, especialmente en lo referente a las evidencias de auditoría. Recuerda que, debido a efectos formales, las estimaciones son difícilmente justificables.

Por otra parte, un número de factura correcto también es importante para los receptores de facturas que quieran presentar el IVA de las facturas recibidas. En España, son los usuarios finales quienes están sujetos al impuesto sobre las ventas. El impuesto pagado por el receptor de la factura para la adquisición de bienes y servicios en el marco de una actividad comercial se denomina IVA soportado y es reembolsado por la autoridad fiscal española. El argumento para ello es que, al ofrecer sus productos o servicios al público, el empresario es quien está generando transacciones de venta gravables y, por lo tanto, tiene derecho a tal deducción.

En resumen

la administración tributaria solo considera como deducibles a aquellas cuentas que estén provistas de un número de factura correcto.

La estructura del número de factura

Un número de factura puede componerse de:

  • una o más series de números o letras, o una combinación de ambos
  • números adicionales que representen un rango de tiempo determinado, áreas geográficas o disposiciones organizacionales
  • cifras únicas, pues no es posible que existan dos facturas con el mismo número
  • no es obligatorio que cuente con una secuencia completa
  • la serie correspondiente

Las series dentro del número de factura

El marco básico de las disposiciones sobre los requisitos de las facturas lo establece el artículo 6 del capítulo II del Real Decreto 1619/2012, en el que se estipula que, además del número de factura, se debe incluir su serie:

“Se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros supuestos, cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones y cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza.

No obstante, será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las facturas siguientes:

  1. Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros a que se refiere el artículo 5, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.
  2. Las rectificativas. 
  3. Las que se expidan conforme a la disposición adicional quinta del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el artículo 1 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre.”

Así, ten en cuenta que a la hora de generar un número de factura no debes perder de vista los siguientes requisitos: 

  • Puedes incluir un código de cliente y un número de albarán para los albaranes de un mismo cliente.
  • Si lo deseas, es posible incluir los últimos dígitos del año o mes en el que se expide.
  • La numeración de las facturas dentro de cada serie tiene que ser siempre correlativa.
  • La serie de una factura puede ser:

a) rectificativa (para realizar un tipo de modificación o ampliación)
b) expedida por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta
c) la que se expida por los adjudicatarios que tengan la condición de empresario o profesional en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.

Número de factura: ejemplos de asignación

Aunque no hay una estructura para generar o asignar números de factura estipulada por ley, sí hay algunos elementos habituales como, por ejemplo, la naturaleza del documento, las iniciales de quien recibe la factura, los periodos contables o fechas de asignación. Puedes, entre otros, comenzar con el año:

2016:

EJ-2016-001

EJ-2016-002

EJ-2016-003

2017:

EJ-2017-001

EJ-2017-002

EJ-2017-003

En caso de que se quieran crear números de factura más específicos, es recomendable registrar el número completo de la factura.

EJ-2017-FEB-10-0001

EJ-2017-FEB-10-0002

EJ-2017-FEB-10-0003

Incluso un socio de negocio potencial podría reconocer en este tipo de facturas que es la primera, la segunda o la tercera de su clase que se generó el 10 de febrero de 2017. 

Recuerda que la numeración secuencial de facturas es recomendable para evitar la emisión de números de factura duplicados. En principio, para reducir el riesgo de errores de escritura y las cifras transpuestas, así como para el fácil manejo de dichos números por parte de clientes y empleados, también es aconsejable crear números de factura lo más cortos posible.

Error en el número de factura: ¿qué hacer?

Los números de factura incorrectos pueden conducir a irregularidades, por lo que se deben corregidos para garantizar que, en caso de una auditoría fiscal, la contabilidad sea compresible. Este tipo de errores de asignación numérica suelen resultar especialmente problemáticos cuando se asigna el mismo número a dos facturas diferentes. En estos casos la rectificación es indispensable.

La rectificación de una factura se reserva al emisor de la factura. En este caso, los errores tipográficos o las imprecisiones (como el nombre de la empresa) no requieren corrección a menos que la ley obligue lo contrario. En cuanto a las facturas rectificativas, el artículo 15 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre se estipula, entre otras cosas, que:

“1. Deberá expedirse una factura rectificativa en los casos en que la factura original no cumpla alguno de los requisitos que se establecen en los artículos 6 o 7, sin perjuicio en lo establecido en el apartado 6 de este artículo. […]

4. La rectificación se realizará mediante la emisión de una nueva factura en la que se haga constar los datos identificativos de la factura rectificada. Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas. […]”

Es importante que guardes constancia de las facturas emitidas, así como de las rectificadas. De esta manera podrás dirigirte a tu archivo en caso de que surjan preguntas posteriores y tengas siempre a mano la explicación inequívoca para cada factura.

Ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.

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