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Programas de contabilidad online: las cuentas de tu pyme en la nube

La mayoría de las empresas está obligada a llevar la contabilidad de su actividad mercantil y, según recoge el Código de Comercio, a final de año, deben presentar sus balances de ingresos y declaraciones de impuestos ante la autoridad competente. De esta forma, los empresarios pueden controlar de forma constante sus ingresos y sus egresos. Este balance es, en definitiva, el que permite deducir en qué medida es rentable un negocio y con qué medios financieros cuenta la empresa para el futuro.

El software de contabilidad es una ayuda inestimable, en especial para los autónomos y gerentes de pequeñas y medianas empresas (en adelante, pymes). Dado que pocas veces pueden permitirse contratar a un gestor profesional, se tiende a buscar alternativas sencillas y rápidas para llevar a cabo la contabilidad de su negocio. Los programas de contabilidad para pymes están diseñados de tal forma que, aun sin grandes conocimientos en el área, permiten a los empresarios controlar sus libros de cuentas.

Las soluciones de contabilidad basadas en la nube y ejecutadas en una aplicación en el navegador han demostrado ser especialmente eficientes. En el presente artículo mostramos qué prestaciones hacen a estos programas de contabilidad online tan recomendables y cómo funcionan.

Programas de contabilidad como web app: ¿de qué son capaces?

Los programas especiales para llevar la contabilidad y la facturación constituyen una gran ayuda para autónomos y empresarios y si se usa para ello una aplicación web puede ahorrarse aún más tiempo. Entre otras ventajas, llevar las cuentas de una empresa en la nube no solo facilita acceder a ellas con total libertad desde cualquier lugar, sino también elaborar las declaraciones trimestrales de impuestos directamente en la aplicación o exportar los datos para hacérselos llegar a un asesor. Todo lo que necesitas para llevar a cabo la contabilidad de tu negocio en la nube es el programa adecuado y un dispositivo con conexión a Internet. A continuación, aclaramos las funciones más relevantes de un programa de contabilidad online.

Consejo

1&1 también ofrece un software de contabilidad que se ajusta idealmente a las necesidades de autónomos y pequeños empresarios. Las funciones y capturas de pantalla que se presentan a continuación se han extraído en su totalidad de la aplicación web 1&1 Contabilidad online.

Digitalizar y guardar facturas

La gran utilidad del software de contabilidad radica fundamentalmente en que unifica todas las tareas de facturación en un solo programa. Es así como, entre otras cosas, se puede digitalizar una factura y añadirla a la cuenta. Al escanear o fotografiar el contenido del documento que se quiere salvaguardar, los elementos de la factura se identifican por reconocimiento de texto (ROC), lo que evita tener que introducir manualmente detalles como el IVA, el total de una factura o la fecha, entre otros. Convertidos en información digital, estos datos se registran en la cuenta y se incluyen automáticamente en el balance para operaciones como, por ejemplo, la declaración trimestral de impuestos. Un programa de contabilidad basado en la nube también permite la gestión centralizada de la contabilidad, porque la información se almacena en los servidores del proveedor con todas las garantías de seguridad, de forma que los documentos están siempre listos para presentarse cuando se soliciten.

Libro de cuentas

En un libro de cuentas, en ocasiones también denominado registro de efectivo o libro de caja, se registran los ingresos y los egresos de efectivo. Si el software es digital, se clasifican automáticamente como salidas o entradas en función de los datos introducidos en su base de datos, sea de forma manual o mediante la digitalización de facturas y recibos, de forma que obtener el saldo diario o mensual pierde toda su dificultad.

Llevar el registro actualizado y en regla de las entradas y salidas de efectivo no solo supone una ventaja para el propio balance de la empresa, sino que es necesario en caso de revisión por parte de un organismo público.

Ingresos STMT (balance o saldo total)

Aquellas pymes que no están obligadas a llevar una contabilidad de partida doble pueden recurrir al cálculo, mucho más sencillo, de los ingresos y beneficios (balance o saldo total), basado en una simple operación aritmética que resta los gastos de las ganancias. El cálculo automático de los pagos y las entradas propio del software de contabilidad también resulta de gran ayuda en la elaboración del balance. Como en el libro de cuentas, el cálculo de los beneficios se actualiza con cada nueva entrada y puede ser consultado en cualquier momento.

Con este balance el empresario está siempre al tanto de la rentabilidad de su negocio en un cierto periodo de tiempo. El programa tiene en cuenta todas las entradas y salidas reales y registradas en el sistema y las exporta a PDF.

Exportación de datos en formato DATEV

Cuando se contratan los servicios de un gestor contable o un asesor fiscal es necesario hacerle llegar la documentación para su oportuna revisión profesional. Con un programa de contabilidad online puedes exportar tus libros de contabilidad en un formato estándar como DATEV. Si esto no fuera suficiente y tu gestor deseara echar una ojeada más profunda en tus libros de cuentas, es posible configurar un acceso extra a la cuenta. Estas funciones facilitan en gran medida la colaboración con el asesor fiscal, lo que da como resultado un ahorro de tiempo y trabajo para ambas partes.

Programas de contabilidad online: eficientes y fáciles de usar

El software de contabilidad para pymes facilita enormemente el trabajo al pequeño empresario, que no ha de estar especialmente bien formado en esta área para poder utilizarlo. Con su diversidad de prestaciones y plantillas y gracias a la automatización del cálculo de todas las facturas, estos programas permiten que hasta los más profanos en la materia sean capaces de tener sus cuentas en orden. Si están alojados en la nube, a estas ventajas se suma el hecho de no tener que ocuparse de las actualizaciones de software, de las que pasa a encargarse exclusivamente el proveedor de servicios, dejando así las manos libres al empresario para ocuparse de lo realmente productivo. Esto es lo que permite tener acceso siempre a la última versión del programa, que incluye cualquier eventual modificación de la legislación.

Los programas de contabilidad constituyen asimismo la mejor manera de mantener la documentación a buen recaudo, ya que esta se deposita en los servidores del proveedor. Accesible desde Internet para el empresario, la nube no solo permite revisar las cuentas en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, sino que también proporciona la libertad de poder fotografiar un recibo y subirlo inmediatamente después o cargar en la cuenta una factura recibida por correo electrónico. Gracias al reconocimiento óptico de textos, gran parte de la información contenida en estos documentos es almacenada automáticamente en la base de datos del programa. Una aplicación web de contabilidad para pymes es el ayudante perfecto para elaborar declaraciones de impuestos, informes y balances descargables como documento de texto. Todo esto en conjunto es lo que permite al empresario hacer un uso mucho más racional de su tiempo y ocuparse de lo realmente importante, que es hacer funcionar su negocio.

Por favor ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.

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