El documento contable y su papel en la contabilidad

En el «papeleo» de una empresa, de un autónomo o de una familia también se incluyen comprobantes y justificantes de pago de todo tipo que se amontonan casi a diario a la espera de una inspección contable o de la entrega, si es requerido, en la declaración de la renta. Estos denominados documentos contables son también conocidos como soportes contables y son la «prueba» documental de un suceso que modifica la situación financiera. Por muy meticuloso que pueda parecer guardar cada uno de los tickets de compra o de los talonarios de facturas, el documento contable es un pilar de la contabilidad.

El término incluye diversos tipos de documentos que sirven para «demostrar» las transacciones en la contabilidad: facturas, recibos y tickets son algunos de los tipos de comprobante más cotidianos, pero esta acepción también incluye a los que acreditan la salida de mercancías o las nóminas. Su función es la de documentar salidas y entradas comerciales y registrar cambios en el inventario, de forma que todas las actividades de una empresa sean fehacientes, transparentes y comprobables. Con esto, el documento contable se erige como uno de los documentos mercantiles más importantes de la facturación de las empresas.

Pero aún hay algo más que hace especial al documento contable: como hoy la contabilidad está casi completamente digitalizada, el comprobante ha quedado como único testimonio de la contabilidad manual, pues se emiten y se archivan, a menudo se sellan y han de ser conservados durante seis años. La pregunta es cómo gestionar esta documentación de forma correcta y eficiente. A continuación desgranamos los aspectos más importantes de los soportes contables.

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Gestión y archivo del comprobante como documento contable

Hablar de gestión de los soportes contables es hacerlo de su emisión, conservación y utilización. La Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, señala la obligación de emitir facturas a empresarios y profesionales y conservar todos los justificantes que guarden relación con sus obligaciones tributarias, tanto en lo que se refiere al IVA (Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido) como al Impuesto sobre la Renta (Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). En el primer caso se trata de declarar el IVA soportado y repercutido y en el segundo, de acreditar todas las operaciones, deducciones y reducciones que hayan de constar en la declaración anual de la renta.

Toda esta documentación mercantil se debe almacenar para garantizar su integridad y autenticidad, así como el acceso por parte de la administración tributaria. A continuación detallamos las diversas tipologías de documentos contables, su papel acreditativo en las declaraciones de impuestos y la normativa vigente en cuanto a su conservación.

¿Qué elementos debe contener un comprobante?

Los distintos tipos de documento contable ya plantean diferencias considerables. Observemos un ticket de compra de una tienda, una factura por una reparación o un recibo de un pago y encontraremos disimilitudes obvias por el tipo de operación y de objetivos que reflejan. Aun así, hay información esencial que nunca debe omitirse:

  1. Un texto que describa la transacción
  2. El importe acordado (cantidad o valor)
  3. La fecha de la transacción
  4. La firma de una persona autorizada (excepto en el caso de comprobantes digitales emitidos automáticamente)
  5. El número de identificación fiscal del emisor
Nota

Si un documento contable se emite digitalmente debería ser autorizado con una firma electrónica verificada porque, en caso contrario, no puede acreditarse en las declaraciones de impuestos. En caso de duda siempre cabe solicitar una copia en papel del mismo documento. En el caso de digitalizar un documento original en papel ha de hacerse con el software autorizado por la Agencia Tributaria.

Tipos de documentos contables

Como ya se ha indicado, un documento contable es un documento mercantil que acredita una operación que modifica el activo. El tipo de comprobante comercial más habitual es la factura, la cual atestigua la recepción de un pago por una prestación, pero hay muchos más. Cada tipo distinto de soporte contable tiene su razón de ser en una transacción específica y así encontramos aquellos que se emiten entre una empresa y actores externos, los llamados comprobantes externos, y aquellos derivados de eventos internos que tienen lugar en el seno de una sociedad mercantil, es decir, los comprobantes internos.

Entre los comprobantes externos se cuentan todos aquellos que proceden del exterior de una empresa, por ejemplo:

  • Facturas de pagos y cobros
  • Extractos bancarios
  • Notas de envío y cartas comerciales
  • Comprobantes postales
  • Tickets de restauración
  • Declaraciones de impuestos
  • Recibos

En cambio, los comprobantes internos se emiten dentro de la misma empresa. Entre estos, por ejemplo:

  • Listas de salarios y sueldos
  • Comprobantes de salida de mercancías
  • Copias de facturas de pagos
  • Copias de recibos, cartas comerciales, cheques, etc.
  • Justificantes de devoluciones o cambios
  • Recibos de caja o comprobantes de ingreso
  • Comprobantes de depósitos y retiros de cuentas de ahorro

Así, vemos que considerar a un documento contable como interno o externo depende de su origen y lo que podría parecer una obviedad no lo es tanto: los extractos bancarios que emite la banca online son documentos externos porque los genera y entrega un tercero, aun cuando es la entidad bancaria la que los emite. Una factura enviada por correo electrónico también sería un comprobante externo aunque se imprima en la empresa.

Una tercera variante es el comprobante de sustitución que una empresa puede expedir como duplicado de una factura o un recibo en caso de pérdida o porque no se pudo emitir en su momento. Para que el organismo recaudatorio los reconozca, los comprobantes de sustitución por importes elevados deberían ser la excepción así como capaces de demostrar sólidamente la necesidad de atestiguar una cantidad tan elevada con un documento de sustitución. Lo más habitual es verificar con este tipo de documento contable pagos pequeños en efectivo como propinas, portes, fotocopias o aparcamiento. Con ello este justificante de pago se cuenta entre los documentos internos pues, en definitiva, se trata de un documento emitido por la empresa –aunque a menudo también se le especifica como otra categoría diferente debido a su carácter diferenciado.

¿Qué documentos contables se guardan y cómo?

Una vez emitidos ¿cómo se contabilizan y se archivan estos documentos? El registro de los comprobantes se supedita a algunas normas fundamentales. En primer lugar, se debe respetar el momento de su contabilización, pues en principio todas las operaciones y sus justificantes se deben anotar en los libros en el momento en que tienen lugar, a final de mes como máximo. Asimismo, no puede faltar ningún documento y se han de almacenar de forma clara, es decir, en orden cronológico y correlativo.

La Agencia Tributaria señala las obligaciones de empresas y profesionales en cuanto a facturación según marca la Ley. En su página oficial indica los documentos mercantiles que deben conservarse junto a todos los documentos acreditativos de actividades sometidas a tributo:

  • Facturas recibidas.
     
  • Copias o matrices de las facturas expedidas.
     
  • Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
     
  • Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original (expedidor) como la copia (titular de la explotación).
     
  • Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la importación.

Al mismo tiempo que la documentación se conserva en papel o en formato digital, también se ha de anotar en los libros registro de facturas expedidas, de facturas recibidas, de bienes de inversión y de operaciones intracomunitarias con todos los datos: el número y la serie, la fecha de expedición y la fecha de realización de las operaciones si es diferente, el nombre y los apellidos, la razón social o denominación completa, el número de identificación fiscal del destinatario, la base imponible de las operaciones, el tipo impositivo y la cuota tributaria. En función del régimen tributario de la empresa o el profesional, también varían sus obligaciones registrales y contables, por lo que conviene informarse bien de los libros obligatorios y opcionales para cada tipo de actividad.

Los soportes contables y Hacienda

La importancia de conservar los justificantes de las transacciones se pone de relieve a la hora de declarar los impuestos a Hacienda, porque solo con el documento acreditativo correcto se pueden validar las salidas de una empresa en cuanto a impuestos. El artículo 104.1 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas establece la obligación de los contribuyentes de conservar todos los justificantes y comprobantes de las operaciones, rentas, gastos, ingresos, reducciones y deducciones de cualquier tipo que deban constar en sus declaraciones. Si se quisiera desgravar el coste de un viaje de negocios, el recibo de una donación o incluso un ticket de aparcamiento, a final de año se debe presentar el documento contable acreditativo correspondiente con todos los datos necesarios.

La declaración ha de ir acompañada de la debida documentación, la cual depende del tipo de actividad económica que se tenga y por la cual se recibe renta: rendimientos del trabajo, del capital inmobiliario, del capital mobiliario, justificantes de donativos, etc. Esto significa que si se es un empleado, por ejemplo, se debe presentar un certificado de ingresos emitido por el pagador y si se obtiene renta de un piso, entonces deben de mostrar los justificantes de ingresos (contrato) y los gastos deducibles (facturas). La Agencia Tributaria especifica qué documentos tienen que presentarse en cada caso, así como el modelo de autorización en caso que sea otra persona quien entregue los formularios y la correspondiente documentación.

¿Cuánto tiempo se conserva la documentación mercantil?

Una vez presentada la declaración anual del IRPF, aún no es el momento de deshacerse de toda esta documentación acreditativa, pues la ley señala como plazo de conservación el de prescripción del impuesto, sea el IVA o el IRPF (artículo 165.Uno de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido). El plazo de preinscripción suele ser de 4 años desde que finaliza el plazo de presentación de la declaración, siempre y cuando no se haya interrumpido por algún motivo, por lo cual el plazo volvería a empezar desde cero. Hay otros casos con un plazo de prescripción mucho más largo, como las amortizaciones de mobiliario o el inmueble, en cuyo caso se conservan toda la vida o hasta que se venda, o los gastos de reparación de inmueble alquilado, entre otros.

Desde 2015, la comprobación de las bases imponibles negativas y las deducciones prescribe a los diez años desde que finaliza el plazo de presentación de la declaración en que se generaron, pero Hacienda aún podría exigir la aportación de la declaración del Impuesto de Sociedades y las cuentas anuales del ejercicio en que se generaron, así que conviene guardarlas todo este tiempo.

Por su parte, el Código de Comercio establece que los libros de contabilidad, la correspondencia y todo tipo de documentación contable se deben conservar ordenados durante 6 años desde el último asiento en los libros. No obstante, a veces es necesario revisar datos más antiguos, por lo que conviene conservar indefinidamente los libros de contabilidad y las cuentas anuales ya verificadas, así como los contratos a largo plazo y las copias de seguridad de los registros contables.

La Ley establece, asimismo, que la documentación ha de conservarse en su formato original, aunque también prevé (Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido) la posibilidad de digitalizarla siempre y cuando se realice con un software homologado por el Departamento de Informática Tributaria. También es posible la conversión inversa una vez verificada la firma electrónica del documento digital.

Cuando se conserva la documentación mercantil en formato digital la ley obliga a garantizar a la Administración tributaria el acceso en línea a las facturas, así como la verificación de todos los datos que las integran. La conservación debe garantizar la legibilidad y permitir a las autoridades la descarga en línea de los formatos originales. En definitiva, el almacenamiento de los comprobantes y recibos, ya sea en formato digital o en papel, ha de realizarse con trasparencia y de forma que no se obstaculice la demanda de revisión por parte de las autoridades tributarias. A estos efectos, las empresas deberían conservar toda la documentación con trascendencia tributaria durante el periodo de prescripción mercantil de seis años.

Lo más recomendable sería conservarlos tanto en papel como en formato digital, dado que muchos de los trámites tributarios se realizan telemáticamente y, de esta forma, siempre se cuenta con una copia en caso de pérdida o accidente. En esto, como en tantas otras ocasiones, vale la pena ser precavido y no deshacerse enseguida de documentación mercantil que podría demostrar una deducción de impuestos ya aplicada.

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