Webinar: ventajas y requisitos de los seminarios online

Internet y la World Wide Web sirven para conectar a personas de todo el mundo. Las redes sociales se utilizan como punto de encuentro para comunicarnos en privado o públicamente con amigos y familiares, pero también con desconocidos. Cualquiera puede tener acceso de forma gratuita a una gran proporción de información sobre diferentes ámbitos temáticos repartida en un sinnúmero de proyectos diferentes. Las tiendas online y las plataformas de ventas como Amazon o eBay permiten comprar sin que haya que moverse del sofá y se dispone de gran cantidad de contenido multimedia: se puede escuchar música de camino a casa con el móvil, compartir las canciones e imágenes preferidas con otros usuarios y ser testigos de las experiencias de nuestros allegados gracias a las transmisiones en directo.

Uno de los formatos que también saca partido a las ventajas que ofrecen Internet y la Web es el webinar, también conocido como webminar, al que recurren muchas empresas para llevar a cabo presentaciones, seminarios, cursos o talleres online.

¿Qué es un webinar?

El término webminar es el resultado de la combinación de las palabras “web”, procedente de World Wide Web, y “seminar”, vocablo inglés para seminario, y describe la transmisión online de seminarios, presentaciones y contenido de este tipo por vídeo. A diferencia de un webcast, en el que la información se presenta a petición y se transmite en una única dirección, el webminar está diseñado bajo un punto de vista interactivo y, en consecuencia, permite una comunicación bidireccional entre el orador y el resto de participantes.

Definición Webinar

Un webinar o webminar, términos resultantes de la unión de los vocablos anglosajones “web” (de World Wide Web) y “seminar”, es una conferencia online, un seminario online, un taller online, un webcast en vivo o una entrevista online que se retransmite en directo gracias a la tecnología de vídeo. Para que sea posible la interacción entre la persona ponente y los participantes se usa una webcam y un micrófono (VoiP).

En la mayoría de los casos, los webminars tienen lugar en directo, aunque esporádicamente también puede tratarse de grabaciones. No obstante, en ambos casos se fija previamente un horario con el momento exacto de inicio y finalización. El ponente puede recurrir a diferentes tipos de materiales (contenido multimedia, diapositivas, proyecciones, etc.) para hacer la presentación y utiliza VoIP (Voice over IP) para comunicarse con los participantes. Como la conexión se establece a través de Internet no es necesario que los participantes y los ponentes se encuentren físicamente en el mismo lugar, sino que basta con estar conectado a la red y disponer de los datos de acceso necesarios. Si el organizador concede a algún participante el derecho a intervenir, este podrá hacerlo directamente durante la presentación. Otras opciones para la interacción en los webinars son los chats, las encuestas y los métodos para compartir y descargar archivos.

¿Cómo funciona un seminario web?

Antes de que tenga lugar un seminario online, el ponente debe fijar una fecha y comunicársela a los posibles participantes. Por norma general la participación es limitada, por lo que los interesados deben inscribirse primero. A continuación el proveedor envía a los usuarios seleccionados una confirmación a través del correo electrónico a la que acompaña de una serie de instrucciones adicionales, así como de los datos y enlace de acceso. En ocasiones se usa también un mensaje recordatorio poco antes de que empiece el webminar. Aunque normalmente basta con un navegador tradicional para establecer la conexión con “la sala de la conferencias”, hay casos en los que se requiere una aplicación cliente específica.

Nota

En la mayoría de los casos solo se dispone de un periodo de tiempo limitado para establecer la conexión con un webminar, de modo que es posible que una vez pasados cinco o diez minutos desde el inicio se bloquee el acceso. Es decir, quien se haya registrado para una conferencia pero intente acceder una vez ha finalizado el plazo estipulado para ello va a tenerlo muy difícil para entrar. Como en la vida misma, hay que llegar también puntuales a las conferencias web.

Una vez se ha establecido la conexión, es momento de prestar atención a la transmisión en directo. Normalmente se pueden intercalar varias ventanas que presentan diferentes contenidos con diferentes funciones. Por norma la imagen principal muestra diapositivas u otro material de apoyo usado por el ponente, el cual aparece en directo en una ventana más pequeña. Otras ventanas sirven para presentar una lista con los participantes presentes, incluir un chat o proporcionar acceso a información puesta a disposición de los usuarios.

La duración media de un webminar oscila entre los 45 y los 60 minutos. Una vez terminada la ponencia, es habitual que los participantes puedan hacer preguntas a los oradores bien con micrófono, bien a través de un chat, dependiendo del formato del webminar. En algunos seminarios online también se permite establecer una comunicación directa entre ponentes y usuarios. Para desconectarse basta con cerrar el cliente o la ventana del navegador correspondiente.

Requisitos técnicos para la participación en un webinar

En principio es posible participar en un seminario web usando cualquier dispositivo con conexión a Internet y, además, es recomendable disponer de un ancho de banda alto para que se pueda llevar a cabo de forma efectiva la transmisión de gran cantidad de contenido audiovisual. En algunos casos, determinados dispositivos móviles como smartphones o tablets no pueden procesar correctamente la transmisión de información, por lo que se hace necesario recurrir a ordenadores de mesa. La conexión se establece, como ya se ha dicho, con un navegador web o con un software cliente proporcionado por el organizador, que con la ayuda de las aplicaciones necesarias también se encarga de administrar la transmisión de datos y el webminar.

Consejo

El motivo por el que no puede accederse a un webminar basado en el navegador a través un navegador determinado puede ser que la versión instalada no esté actualizada, por lo que antes que nada habrá que proceder a ello. Además, cabe la posibilidad de que no se soporte este navegador por lo que, si se quiere asistir a la conferencia online, habrá que optar por una alternativa.

Para poder asistir al seminario web, los participantes necesitan un altavoz o unos auriculares. Quien además pretenda establecer comunicación directa con los ponentes y el resto de participantes, debe disponer de un micrófono y una webcam. En algunos casos es también posible conectarse vía telefónica y escuchar la conferencia de esta forma.

Principales características de los seminarios online

Estas son las características que convierten las conferencias online en un elemento muy interesante para los ponentes y los participantes: 

  • comunicación de audio en tiempo real gracias a VoIP,
  • uso de chats para comunicarse con mensajes de texto,
  • presentaciones claras mediante diapositivas o proyecciones,
  • streaming de vídeo,
  • descarga de material adicional,
  • opción práctica: se puede grabar la intervención y ofrecerla o consultarla y
  • creación e implementación de encuestas y cuestionarios.

Webinar: ventajas e inconvenientes

Aunque el contenido expuesto pueda ser exactamente el mismo, hay diferencias entre los seminarios presenciales y los que se reproducen en Internet, que si bien presentan ventajas también tienen algunos puntos en contra. Sin duda alguna, lo más destacable de los webminars es que permiten el acceso desde cualquier lugar, lo que a su vez supone un ahorro de tiempo y costes tanto para los oradores como para los participantes. Además, dependiendo del marco en el que se produzca el seminario, en muchos casos también se puede participar de forma anónima, pues solo se requiere la entrada de una dirección de correo electrónico.

Sin embargo, para la reproducción de un webminar se está sujeto sin alternativa al buen funcionamiento de la tecnología. Si esta falla o no es posible conectarse a Internet los interesados no podrán participar. Si se producen problemas técnicos en el lado del organizador, lo más probable es que haya que cancelar y posponer el seminario online para otro momento.

Las ventajas e inconvenientes de los seminarios web se presentan a continuación:

Ventajas Desventajas
Ahorro de los costes de desplazamiento, alojamiento, comidas, etc. para participantes y ponentes. Los problemas técnicos pueden conducir a la cancelación de la conferencia. También puede ocurrir que los interesados no puedan participar.
Inscripción y registro sencillo y automatizado de los participantes. Los oradores tienen dificultades para percibir la motivación de los participantes y el impacto de la conferencia.
Fácil intercambio de información antes, durante y tras las conferencia. Mayor potencial de distracción para la audiencia, ya sea por el entorno o por el hecho de que no están siendo observados.
Se puede participar de forma anónima. La interacción entre los ponentes y participantes se reduce al mínimo.
Teóricamente sin limitación en el número de participantes, aunque en la práctica va a depender de las condiciones del entorno técnico. En muchas ocasiones no es posible iniciar sesión más tarde del momento indicado.
Posibilidad de publicar o descargar material digital adicional durante el webminar.  
Manejo sencillo y facilidad para guardar el contenido presentado.  

¿En qué ámbitos son útiles los seminarios online?

Tanto los seminarios presenciales como los webinars tienen una característica en común, y es que ambos proporcionan un buen marco para transmitir a un elevado número de personas contenido didáctico en un periodo de tiempo reducido. No cabe duda entonces de que este tipo de seminarios desempeña un papel sin igual en la enseñanza online. Universidades, centros de formación superior y escuelas de idiomas ofrecen webminars sobre diferentes temas, facilitando el trabajo tanto a alumnos como a docentes, aunque sin duda resultan de gran utilidad en el aprendizaje a distancia. Además existen otros campos en los que la aplicación de este formato de comunicación es también muy útil, tales como:

  • la presentación de productos,
  • ruedas de prensa,
  • reuniones,
  • entrevistas online/ entrevistas de trabajo,
  • formación online y