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Alternativas a Microsoft Excel: 5 aplicaciones gratis y de calidad

Excel, la hoja de cálculo de Microsoft, es el software de planificación más popular y extendido. Desde sencillos informes de gastos hasta complejos modelos de financiación con gráficos y diagramas, con este software de Office se pueden crear y editar numerosas y complejas presentaciones. Quien se quiera ahorrar unos costes de adquisición superiores a los 100 euros para los paquetes de Office más completos, no tiene por qué dudar: hoy en día hay algunos programas alternativos que desempeñan las funciones más usuales y se diferencian, en cuanto a estructura y diseño, sorprendentemente poco de las interfaces de usuario habituales. Las alternativas freeware y de código abierto ofrecen una importante ventaja, y es que normalmente con el mismo rendimiento se pueden usar de manera gratuita y se desarrollan, en parte, de un modo continuo. ¿A qué alternativas gratuitas de Microsoft Excel se puede recurrir y cuáles son sus prestaciones en comparación con el líder del mercado? A continuación te presentamos 5 prácticos programas.

Calc, la solución de OpenOffice

En lo referente al procesamiento y a la planificación de contenidos textuales y fotográficos y, gracias al desarrollo de diversos tipos de freeware, ya no es imprescindible recurrir a los servicios de pago de Microsoft Word, Excel, Outlook o PowerPoint. Entretanto, existe una cantidad considerable de paquetes de Office gratuitos que ofrecen todas las funciones más importantes para su uso diario. Apache OpenOffice, antes llamado OpenOffice.org, es la alternativa a Microsoft Office más utilizada. Por su parte, LibreOffice, que antes formaba parte del paquete de OpenOffice y que lleva desarrollándose desde el año 2010, es otra opción válida a la que se puede recurrir. En cualquier caso, ambos paquetes de Office guardan similitudes y su uso resulta, por lo general, muy sencillo para los usuarios de Microsoft experimentados. Como herramienta de hojas de cálculo de Apache OpenOffice y LibreOffice, la herramienta de código abierto Calc se cuenta, por todo esto, entre las mejores alternativas a Microsoft Excel.

Calc se parece a Excel tanto en la apariencia como en las funciones. No obstante, no es una imitación de la moderna interfaz de Microsoft. Al igual que Excel, Calc ofrece un gran espectro de funciones, entre las que se encuentran el formateo de las celdas, la recopilación de datos fuente en tablas cruzadas, tablas dinámicas que se pueden filtrar, diversas hojas de estilo, contenidos que rotan fácilmente, fondos, marcos, aunque también atajos sencillos como el botón Suma. Además, Calc también permite que varios usuarios accedan a los documentos de forma paralela. Las tablas se guardan en el formato de OpenDocument basado en XML, es decir, en .ods., que también puede abrirse con otro software que acepte este formato.

No obstante, existen ciertas limitaciones en cuanto a la compatibilidad con Excel: Apache OpenOffice Calc abre .xlsx, el formato de archivos actual de Microsoft, pero solo tiene la capacidad de guardar archivos en el antiguo formato .xls. El programa Calc de LibreOffice, por el contrario, sí puede guardar el archivo .xlsx sin mayor complicación y también se puede abrir en dispositivos móviles con el visor de Android. En el aspecto de la compatibilidad, así, Calc también va a la cabeza. Tanto una opción de OpenOffice como la otra son compatibles con Windows, macOS y Linux. En el siguiente artículo puedes encontrar una panorámica general sobre las alternativas gratuitas a Office.

Conclusión: Tanto para el uso privado como para el ámbito comercial, las versiones de Calc de OpenOffice están concebidas como prácticas alternativas a Excel, ya que ofrecen las funciones básicas necesarias y requieren un menor nivel de adaptación debido a una interfaz de características equiparables. En este sentido, tan solo pueden surgir ciertas limitaciones en lo que respecta a la compatibilidad de los formatos de los archivos.

Ventajas Inconvenientes
Compatible con Windows, macOS y Linux No permite almacenar formatos .xlsx actuales (Apache)
Funciones similares a Excel Puede que haya pérdidas o cambios de formato en Excel
Puede procesar archivos de OpenDocument y Excel  
Permite la utilización del visor de Android en dispositivos móviles (Libre)  

Google Sheets (tablas): una sencilla herramienta para crear tablas en el navegador

Google, el buscador entre buscadores, ofrece a sus usuarios una herramienta gratuita para crear y editar tablas. Mediante las herramientas de Office basadas en el navegador, como Google Docs, los usuarios registrados no solo pueden crear online textos, formularios y presentaciones, sino también hojas de cálculo. Con la función para crear tablas de Google Sheets, quien quiera desligarse de las versiones de escritorio clásicas, esta herramienta se plantea, tras el correspondiente registro, como una herramienta útil y, sobre todo, apta para su uso en dispositivos móviles.

Junto a las funciones más comunes, como son la creación de tablas dinámicas y las diversas opciones de formateo, Google Sheets plantea una clara ventaja si se compara con Excel, que no es otra que el acceso colectivo a los documentos correspondientes por medio de dispositivos móviles: debido a que se limita al servicio web, la herramienta resulta especialmente rápida y permite el acceso a varios usuarios mediante dispositivos móviles a través de la aplicación web, donde se pueden crear tablas de manera intuitiva con diferentes hojas de estilos. La compatibilidad es, además, un factor que no causa ningún tipo de problemas: los archivos en Excel y las tablas de Google pueden almacenarse, pero también editarse y convertirse a otros formatos fácilmente. El práctico “Historial de revisión” permite obtener una visión rápida sobre el estado de procesamiento de cada proyecto, que se guarda automáticamente. La capacidad de almacenamiento de 15 GB en Google Drive también da la posibilidad de que cada cuenta sea capaz de crear un número de tablas considerable. La gestión de Sheets resulta mucho más económica que la de Excel y para ello es necesario, ante todo, registrarse con una cuenta personal.

Conclusión: Google Sheets tiene, en contraposición con Excel, una funcionalidad más limitada. Para aquellos que quieran obtener un acceso flexible y móvil a las tablas, esta herramienta se convierte en una alternativa útil, rápida y práctica que se puede usar en el navegador. Asimismo, Google Sheets permite, siempre y cuando se tenga una cuenta Google, compartir proyectos cómodamente y procesar archivos en Excel sin ningún tipo de complicación.

Ventajas Inconvenientes
Basada en el navegador (no depende de ningún sistema operativo) Solo puede utilizarse online
Las funciones se pueden manejar de forma intuitiva y sencilla Limitación en cuanto a funciones y plantillas
Procesa, importa y almacena archivos de Excel Solo se puede utilizar con una cuenta de Google
El uso de la app permite trabajar en proyectos con varios participantes y mediante dispositivos móviles No se puede utilizar en China debido al bloqueo de Google
Protección de datos automática en la nube de Google (Autosave)  
Vista general y recuperación de las versiones antiguas de los documentos (“Historial de revisión”)  
Potente y rápida  

Gnumeric: una herramienta sencilla y sin adornos

Como resultado del proyecto GNOME de Linux, el software de código abierto Gnumeric se convierte en una respetable alternativa a Excel, incluso para realizar los cálculos más complejos. Debido a una dependencia de los recursos bastante escasa, también se recomienda para su uso en ordenadores lentos. Los diagramas, los gráficos, las fórmulas de matemática financiera y los análisis estadísticos pueden procesarse de manera adecuada con Gnumeric y con sus plugins. Como herramienta que destaca, entre otros aspectos, por su compatibilidad, esta puede procesar y almacenar, además de archivos en formato OpenDocument, también otros formatos como .xls o .xlsx. No obstante, este freeware más bien minimalista es algo más complicado de utilizar y no tiene el volumen del líder del mercado de Microsoft, sobre todo en lo relativo a las tablas dinámicas o a la integración de macros. Por ello, también hay disponible una versión portátil del mismo. Otros inconvenientes que plantea son que solo está disponible en inglés y exclusivamente para sistemas Linux, así como tampoco existen versiones oficiales para Windows y para Mac.

Conclusión: Los usuarios de Linux que busquen buenas alternativas a Microsoft Excel que sean aptas, sobre todo, para diagramas y fórmulas matemáticas, van bien encaminados si utilizan Gnumeric. A los autodidactas, GNOME les ofrece un manual de instrucciones, que, al igual que el programa en sí mismo, solo está disponible en inglés.

Ventajas Inconvenientes
Apta para diagramas y fórmulas matemáticas No es compatible con macOS
Procesa y guarda formatos de Excel, OpenDocument y LOTUS No es apta para grandes cantidades de datos
  Se requiere cierta adaptación a la interfaz de usuario
  No está disponible en español

Apple Numbers: una herramienta para crear tablas con un aspecto llamativo

Numbers, el programa de hojas de cálculo de Apple, es una web app optimizada especialmente para Mac, iPhone y iPad. Está basada en el navegador y, como parte de la suite iWork para iCloud permite el acceso colectivo a proyectos específicos, cuyo seguimiento se hace en tiempo real y en los que diversos usuarios pueden trabajar de manera sincronizada. La aplicación de Numbers puede utilizarse cómodamente en diversos dispositivos móviles independientemente del lugar en el que se esté. Para ello se requiere, sin embargo, el registro en la plataforma de iCloud.

Numbers puede importar tablas y guardar archivos en el formato de Excel. De manera análoga al marcado diseño creativo de Apple, también ofrece numerosas opciones de personalización para diagramas y gráficos animados. Todo ello hace que esta se convierta en una herramienta estilosa y moderna para la presentación de tablas. En contraposición al enfoque conservador de Excel, Numbers es una interfaz de usuario con iconos que está más orientada a la presentación visual que al procesamiento de los datos, lo que no resulta relevante para todos los sectores, pero sí, en cambio, para el creativo.

Conclusión: Aquellos que le dan una especial importancia a una apariencia llamativa y al uso en los dispositivos móviles pueden encontrar en Numbers una excelente alternativa a Excel en lo que respecta al plano visual. En cuanto a las funciones básicas, la herramienta es equiparable a Excel, pero es incluso superior visualmente debido a su gran cantidad de plantillas, que hace que los diagramas tengan una apariencia mejorada. El uso de Numbers en el navegador permite trabajar de manera sincrónica, flexible y móvil en los proyectos correspondientes, a lo que se suma el modo elegante en el que se pueden crear tablas

Ventajas Inconvenientes
Basada en el navegador (no depende del sistema operativo) Puede que haya pérdidas o cambios de formato en Excel
Óptima para Mac, iPhone o iPad La interfaz de usuario requiere cierta adaptación
Los documentos vacíos (sin iconos) pueden diseñarse de un modo intuitivo  
La utilización de Numbers por medio de su app permite la elaboración de proyectos móviles con varios participantes  
Apta para presentaciones visualmente atractivas  
Importa, procesa y almacena formatos Excel  

Spread32 (SpreadCE): pequeña, móvil y funcional

La empresa Bye Design Ltd. propone con Spread32 (en función de la versión, también recibe el nombre de SpreadCE) una hoja de cálculo clara, elegante y móvil que soporta los formatos de archivo más habituales. Entre las más de 300 funciones básicas se encuentran listas, filtros o cálculos y estas también permiten la utilización de macros. Asimismo, Spread32 es igualmente capaz de procesar y almacenar archivos en formato .xls y .csv. Aquellos para los que el diseño o la facilidad de manejo no sean aspectos de gran relevancia, tienen a mano con Spread32 una herramienta muy compacta para terminales con sistemas Windows y Android. Lo que resulta especialmente práctico en este sentido es el hecho de que los archivos .exe necesitan menos espacio de almacenamiento, lo que hace que sea más cómodo abrirlos desde el propio disco duro o utilizarlos por medio de soportes de almacenamiento portátiles como memorias USB.

Conclusión: Aunque Spread32 no puede igualar a Excel, pese a ser un programa ligero, resulta aun así sorprendentemente extenso y ofrece, gracias a su flexibilidad y fácil manejo, numerosas ventajas para ser usado en cualquier ámbito. Se trata, en definitiva, de una herramienta práctica y fácil de utilizar que no contiene elementos innecesarios. No obstante, hasta ahora solo está diseñado para ser usado en dispositivos con sistema operativo Windows.

Conclusión: Aunque Spread32 no puede igualar a Excel, pese a ser un programa ligero, resulta aun así sorprendentemente extenso y ofrece, gracias a su flexibilidad y fácil manejo, numerosas ventajas para ser usado en cualquier ámbito. Se trata, en definitiva, de una herramienta práctica y fácil de utilizar que no contiene elementos innecesarios. No obstante, hasta ahora solo está diseñado para ser usado en dispositivos con sistema operativo Windows.

Ventajas Inconvenientes
Solidez en las funciones básicas (álgebra, trigonometría, finanzas, etc.) No es compatible con macOS y Linux
Compatible con archivos en formato .xls, .csv. y .pxl No está diseñada para soportar grandes cantidades de datos
Barra de herramientas clara  
Requiere menos espacio de almacenamiento  
Es portátil y se puede utilizar sin necesidad de instalarse  

Excel: ¿super-herramienta universal o acomodado líder de ventas?

Cuando se trata de manejar amplios y complejos conjuntos de datos, Excel sigue siendo el programa de hojas de cálculo más competente. Sobre todo en el ámbito de las finanzas, en el que es necesario llevar a cabo cálculos, fórmulas y presentaciones avanzadas, resulta complicado que el freeware habitual desbanque a la aplicación de Microsoft. En este caso, lo mejor es evitar las grandes cantidades de datos y las fórmulas complejas. Asimismo, la necesidad de trabajar sin pérdidas de formato hace que disminuya la tendencia a recurrir a herramientas adicionales que resulten menos compatibles. Sin embargo, en función de los objetivos, puede que sean de utilidad las alternativas a Microsoft Excel gratuitas, sobre todo cuando se hace un uso moderado de las mismas.

Los programas de hojas de cálculo gratis plantean, dependiendo del área de trabajo, ventajas decisivas frente a Excel, y no solo en cuanto a sus costes de adquisición. Concretamente, la elaboración de tablas visualmente atractivas y el procesamiento flexible gracias a las aplicaciones móviles tienen, en el caso de las herramientas alternativas, un diseño más intuitivo y mejorado. En lo que respecta al fácil manejo de los cálculos en una escala moderada, no plantean apenas ningún inconveniente. En última instancia todo depende del ámbito en que se utilice y de la medida en que se está dispuesto a vivir con las pequeñas pérdidas de formato entre Excel y el freeware. En el corto plazo, estas opciones mencionadas no van a sustituir a Microsoft Excel y probarlas solo puede dotar a sus usuarios de una mayor sabiduría.

Visión general de las alternativas a Excel

Programa Sistema operativo Navegador / Escritorio Uso en dispositivos móviles Compatibilidad con Excel
Calc (Apache OpenOffice / LibreOffice) Windows, macOS, Linux Escritorio Sí (LibreOffice) Abre y guarda archivos .xlsx (Libre), guarda archivos .xls (Apache)
Google Sheets Independiente Navegador Sí (por medio de la app) Abre y guarda archivos .xlsx
Gnumeric Windows, Linux Escritorio Sí (archivo portátil) Abre y guarda archivos .xls y .xlsx
Apple Numbers Windows, macOS (por medio de iCloud) Navegador Sí (por medio de la app) Abre archivos .xls y .xlsx, guarda archivos .xlsx
Spread32 / SpreadCE Windows Navegador Sí (archivo portátil) Abre y guarda archivos .xls

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