Qué es Slack y para qué sirve

Una nueva herramienta centrada en la comunicación en la oficina parece estar preparándose para sustituir a Skype y a otros programas parecidos. Este ambicioso objetivo persigue Slack, un programa relativamente nuevo procedente de Silicon Valley y considerado por muchos usuarios como una herramienta verdaderamente polivalente en el marco de la comunicación interna de la empresa. Pero ¿está justificada tanta publicidad? No hay que olvidar que numerosas tendencias de California ganan popularidad vertiginosamente para acabar desinflándose igual de rápido. ¿Merece entonces la pena desterrar de nuestro sistema un programa tan conocido como Skype para unirnos a la moda de Slack?

A menudo, muchos se refieren a Slack como el “email killer” (asesino de correos electrónicos), pues el programa tiene como objetivo reducir el número de emails de cada usuario, ya que cada vez más a menudo los mensajes de chat sustituyen a los más largos. Esto además ahorra trabajo, si tenemos en cuenta que de esta forma se deja de escribir el asunto en cada mensaje, por ejemplo. Aquí es donde Slack tiene intención de comenzar, pues pretende facilitar y hacer más eficiente el intercambio de información mediante la agrupación de todos los canales de comunicación internos de una empresa.

Pero ¿qué es Slack exactamente? A diferencia de Skype, organizado en chats cerrados, Slack ofrece tantos canales de comunicación como se desee, que en conjunto están mejor estructurados. Asimismo, los chats de Slack son públicos por defecto, lo que elimina las engorrosas funciones de administración; aunque también es posible activar los tradicionales chats personales en el modo privado. El intercambio de información en Slack es multimedia, ya que permite incluir en el chat diversos formatos de medios y archivos. Numerosos proveedores como Dropbox, Trello, GitHub, Google Drive y Twitter trabajan de forma conjunta con Slack, de tal modo que entre ellos el intercambio de datos tiene lugar sin dificultades.

Una vez se ha definido qué es Slack, es importante también describir para qué sirve y qué lo convierte en una herramienta de comunicación interna tan interesante. Por ejemplo, toda la información enviada en los chats de Slack se almacena por defecto, lo que permite volver a buscar fácilmente aquellos datos archivados cuando se requiera, tal es el caso de un archivo concreto o un enlace. Igualmente prácticos resultan los numerosos calendarios y funciones de recordatorio que se pueden configurar con esta herramienta. Slack tiene un enfoque dirigido firmemente a la comunicación interna dentro de un círculo cerrado, por ejemplo, dentro de una empresa. Por este motivo, en la comunicación con terceros, Skype sigue siendo la herramienta indiscutible y, por el momento, Slack no tiene la intención de quitarle el puesto al conocido programa.

Funcionamiento e instalación de la herramienta Slack

En primer lugar, hay que registrarse en la página web, tras lo que se procede a su instalación, donde los bots de Slack pueden resultar de gran ayuda. Como administrador de equipo tienes acceso a todos los ajustes disponibles. Una vez te hayas registrado, debes pedir a tus compañeros que se registren también utilizando el dominio de la empresa con el nombre real de cada uno a ser posible, para así poder ser reconocido por el resto de los miembros del equipo.

Como administrador debes ajustar a tu medida una serie de configuraciones importantes. La primera se centra en la restricción en la mensajería con el objetivo de regular las personas que pueden mandar mensajes @channel, ya que estos llegan a todos los miembros del canal en el que se comparta la notificación. De modo que si gestionas un canal mayor o público, puedes limitar este derecho al equipo de administradores para que en el chat solo se comparta información relevante.

Otra de las configuraciones importantes es la administración de canales y grupos privados, pues si, por ejemplo, no quieres que los usuarios de la herramienta puedan crear canales propios, tendrás que desactivar esa opción. Tan pronto como termines con la configuración, puedes añadir a los miembros del equipo de forma individual o con una invitación general a través de la página de administración del equipo que, tras ser recibida por los interesados, permite a estos entrar directamente en la red del equipo.

¿Cómo funciona Slack en el escritorio de un ordenador? Este programa se puede gestionar fácilmente desde el navegador, una opción especialmente atractiva para los indecisos, pues así tienen la oportunidad de primero probar esta herramienta sin que por ello haya que instalarla en toda la empresa. Si te decides por Slack, hay programas cliente para iOS, Windows y Android, pero su verdadero potencial como herramienta de comunicación se despliega realmente cuando se instala en el escritorio (Mac / Windows) o en el teléfono móvil (iOS / Android), pues permite recibir notificaciones de nuevos mensajes y conocer su estado sin necesidad de tener abierto el navegador.

La actitud positiva de los usuarios con respecto a Slack se debe sobre todo a que la sincronización del flujo de chats sobre el conjunto de terminales integrados funciona correctamente. Esta, sin duda, es una ventaja en relación con la cultura empresarial, pues los límites entre las notificaciones de la oficina y las privadas se desplazan. Los usuarios de Slack también suelen revisar sus chats al finalizar su jornada.

Tipos de cuenta en Slack: gratuita, estándar y plus

Slack se entiende mejor como un proveedor de servicios que como un software convencional, de ahí que sea posible probarlo de forma gratuita antes de solicitar una licencia. La herramienta Slack no solo ofrece el software, sino que también lo administra y lo actualiza, motivo para, sin importar el tamaño de tu empresa, confiar en la estabilidad del software y olvidarte de lidiar con posibles ampliaciones necesarias.

Al principio no hay límites en el número de usuarios que se puedan crear una cuenta en Slack de forma gratuita, de modo que en teoría todos los miembros de una empresa podrían registrarse e ir probando tranquilamente las funciones antes de decantarse por una opción de pago. Además, esta versión gratuita permite almacenar hasta 10.000 mensajes y ofrece 5 GB de memoria.  

No obstante, Slack ofrece también tres tipos de cuentas diferentes: además de la opción gratuita, también puede optarse por una cuenta estándar con un coste en la actualidad (2017) de 8 dólares al mes, la cual permite almacenar hasta 10.000 mensajes y ofrece un espacio de almacenamiento de 8 GB, sin olvidar que tiene acceso a soporte técnico Premium. La cuenta Plus cuesta 15 dólares al mes y ofrece al usuario 20 GB de memoria.

Bots de Slack: en qué consisten

Slack ofrece dos tipos diferentes de bots, personalizados y de aplicaciones, cuyos usos persiguen objetivos distintos y permiten funcionalidades diferentes. Cada equipo puede configurar en los ajustes de equipo un bot propio para utilizarlo en el canal correspondiente, y es que los bots destinados a los diferentes canales de Slack pueden hacer casi todo para lo que se han programado. Pero ¿cómo hacer funcionar a Slack con los bots?

Una vez has definido qué es lo que debe hacer tu bot personalizado, puedes preparar tu canal. En primer lugar, es necesario crear una interfaz de usuario, tras lo cual eliges el nombre del bot. Este no debe ni coincidir con la denominación de ninguno de los canales del equipo, ni ser tan simple como botslack. Dispones de hasta 21 caracteres para su creación.

Por otro lado, el bot To-do o de listas de tareas pertenece a los bots de aplicaciones que se pueden usar tan pronto como se inserten en el canal seleccionado. En el momento en el que se active el bot To-Do, todos los miembros de un canal tienen acceso a sus funciones. Si un miembro del canal inserta el comando “/todo list” aparecen todas las tareas insertadas en la lista, y a través de este bot se pueden mandar tareas y recordatorios a todos los miembros de un equipo. Tan pronto como uno de los miembros haya terminado una tarea, indícalo con una marca de verificación verde en los mensajes del bot.

Existe una gran cantidad de bots de aplicaciones que responden a objetivos distintos. Por ejemplo hay un bot para estadísticas (Statsbot) y otro para encuestas (Polly), otro ofrece la posibilidad de recibir y enviar emails directamente con Slack (MailClark) y otro sirve para enviar smileys divertidos. Estos son solo algunos dentro del amplio abanico de bots que además sigue creciendo.

Slack: ventajas e inconvenientes

El creador de la empresa, Steward Butterfield, resalta las ventajas de esta herramienta frente a las de un correo electrónico convencional, ya que la calidad en el intercambio de información entre personas a través del email se ha reducido notablemente en los últimos diez años. Hace una década, entre el 50 % y el 60 % de los emails iban dirigidos de una persona a otra, mientras en la actualidad esto ocurre únicamente entre el 8 % y el 10 % de los casos. El 90 % restante se corresponde con mensajes generados automáticamente como pueden ser emails publicitarios, facturas, información sobre nuevos seguidores en Twitter, comentarios de Facebook, check in, etc.

Por tanto ¿qué aporta la herramienta Slack en la mejora de la comunicación interna? Slack pretende que las conversaciones digitales tengan un componente más personal y social. Al contrario que al leer un correo impersonal de grupo, en los canales de Slack se crea rápidamente un buen ambiente de comunicación, pues las conversaciones se efectúan de forma más directa, permitiendo a los usuarios participar en tiempo real. La combinación de chats y entretenimiento a través de la integración de archivos y GIFS se constituye como un ejemplo típico del modelo americano, aunque la incorporación de medios y otros formatos de archivo también se pueden limitar en un canal cuando no son necesarios.

Para respetar el equilibrio entre la actividad laboral y la vida privada de los participantes, Slack ofrece la posibilidad de activar el modo “Do not disturb” (no molestar). También permite cambiar los intervalos en los que un participante pueda recibir notificaciones de nuevos mensajes dentro de un canal, siendo posible limitar el envío de notificaciones push al periodo que comprende entre las 8 y las 19 h. Todos los mensajes enviados fuera de este periodo se recopilan y no se mandan al miembro del canal correspondiente hasta la mañana siguiente.

Sin duda alguna, una de las mayores ventajas del programa es la función de búsqueda capaz de analizar cualquier elemento enviado, pues no solo encuentra rápidamente los mensajes o archivos mandados, sino también determinados fragmentos de documentos emitidos en el canal. Es decir, todo elemento enviado a través de Slack es susceptible de volverse a encontrar.

No obstante, este programa también presenta alguna desventaja. Una de ellas tiene relación con la protección de datos, ya que todo el flujo de mensajes de los chat de Slack se almacena en servidores estadounidenses. Muchos usuarios encuentran en este hecho un motivo suficiente para no usar la herramienta, pues las directrices generales de protección de datos estadounidenses no son tan estrictas como las europeas.

Además, constituye también un impedimento que el programa solo ofrezca una versión en inglés para aquellos que no hablen este idioma.

Algunos ejemplos de uso de Slack

¿Quieres añadir una tarea a tu lista de tareas pendientes (to-do) personal sin compartirla con el resto del equipo? Introduce la tarea en el canal deseado como mensaje, pulsa la tecla Enter y a continuación marca el mensaje con una estrella. Todos los elementos marcados aparecen en una lista separada en "your-team-url.slack.com/stars". El apartado “starred items” (elementos señalados con una estrella) se puede usar como lista de tareas pendientes. Tan pronto como hayas acabado con una tarea determinada, quita la estrella de esta y se eliminará directamente de la lista.  

Los emojis creados por cada usuario son una de las prestaciones de Slack más famosas, ya que la herramienta permite la creación de smileys personalizados a partir de imágenes que más tarde se pueden incluir en el chat. Si es necesario, el administrador también puede limitar el uso de smileys para que no se difumine el objetivo por el que se establece el canal.

Listado con los comandos más importantes en Slack

@channel

Un canal (channel) en Slack es comparable a una sala de chat para discusiones en la que se trata normalmente un tema concreto y donde pueden participar solo determinados usuarios o el equipo completo en función de la configuración. Para mandar una notificación a todos los miembros de un canal se usa @channel seguido del mensaje.

Cuando quieres comunicar algo en un canal formado por muchos participantes, es posible que el mensaje no sea leído por todos, especialmente si sus integrantes se encuentran en diferentes husos horarios. No obstante, si escribes @channel atraerás con toda seguridad la atención del lector.

@username

Cuando desees contactar con un participante concreto dentro de un canal usa @username, de forma que solo ese miembro puede leer el texto enviado.

/me

Para hablar de ti en tercera persona este es el comando correcto. Por ejemplo, puedes hacer saber a todos los participantes del canal que vas a hacer una pausa a través de este comando. Si escribes /me va a parar para el descanso de la comida el resto lee: [tu nombre] va a parar para el descanso de la comida.

DM

Para intercambiar mensajes directos y privados con otro usuario del canal.

Private Group

Funciona como un canal pero solo con invitación. Útil para crear espacios de discusión temporales para hablar sobre un acontecimiento, realizar conversaciones rápidas de equipo o comentarios no relacionados con el trabajo.

@here

Tiene una función muy similar al comando @channel, solo que únicamente se mandará un mensaje a los participantes que en el momento se encuentran online y activos.

/giphy

En Slack no solo pueden usarse en las conversaciones emoticonos e imágenes de la Web, sino que también es posible insertar algunos de los múltiples GIF de Giphy sobre temas como  “cumpleaños”, “comida” o “navidad” a través del comando /giphy.

/shrug

Inserta en tu mensaje ¯ \ _ () _ / ¯.

/open

Abre un canal nuevo.

/leave

Abandona el canal en el que te encuentras.

/collapse

Elimina todas las imágenes y GIF de un canal.

En resumen

Todavía no se sabe con seguridad si Slack va a conseguir hacerse un hueco como herramienta de comunicación interna para empresas si tenemos en cuenta que a muchas personas les cuesta cambiar a otros programas a los que no están acostumbrados, por lo que probablemente Skype continúe como firme competidor de Slack. Además, otro punto a tener en cuenta es si la agrupación de los canales de comunicación a la que aspira Slack no es sino una de las necesidades estadounidenses que no terminan de cuajar en Europa. No hay que olvidar también que si realmente se quiere separar entre la vida laboral y la personal y no se pretende estar recibiendo constantemente notificaciones de trabajo en el móvil, Slack no es precisamente el programa ideal para conseguirlo.

No obstante la versatilidad que ofrece este servicio debería ser suficiente para darle una oportunidad y comunicar a otros compañeros los posibles beneficios que comporta el uso de esta herramienta.