30 atajos de Excel que harán tu vida más fácil

Cada clic cuesta dinero: encontrar la función justa en el menú correcto con el puntero del ratón a veces requiere armarse de paciencia, por eso muchos usuarios recurren a los atajos de teclado. En Excel también pueden utilizarse combinaciones de teclas para funciones y acciones frecuentes con el fin de acelerar ciertos procesos. ¿Cuáles son las más prácticas? ¿Pueden crearse métodos abreviados de teclado desde cero?

Los comúnmente conocidos como atajos de teclado se usan en muchos programas y sistemas operativos para ejecutar algunas funciones más rápido y para utilizarlos suele ser necesario presionar dos o más teclas al mismo tiempo, si bien no exactamente a la vez. Basta con mantener la primera tecla presionada mientras se activan las demás. La función se ejecuta, entonces, cuando dejamos de pulsarlas.

Los mejores atajos para Excel en Windows y Mac

Entre los métodos abreviados más conocidos se encuentran [Ctrl] + [C], [Ctrl] + [V] y [Ctrl] + [X], con los que respectivamente se copian, se pegan y se cortan textos o archivos en muchas aplicaciones, también en Excel. Pero dada su universalidad y la de otros atajos para ciertos caracteres, como la arroba (@), nos hemos decantado aquí por no presentarlos como atajos de teclado exclusivos de Excel. En su lugar conocerás cómo puedes acelerar tu trabajo con atajos de teclado especiales para el programa de hojas de cálculo. Junto a las combinaciones para Windows también enumeramos los atajos de Excel para Mac.

Nota

La tecla comando (Command) en los sistemas Mackintosh ha cambiado de aspecto varias veces en los últimos años. Si antes era conocida como la tecla Apple o “manzana” por llevar impreso el conocido logo de la casa, hoy suele utilizarse la abreviación cmd o el símbolo ⌘.

Función Descripción Windows Mac
Insertar celdas Abre el cuadro de diálogo para insertar celdas en blanco. [Ctrl] + [⇧] + [+] [control] + [⇧] + [=]
Eliminar celdas Abre el cuadro de diálogo para eliminar las celdas seleccionadas [Ctrl] + [-] [⌘] + [-]
Editar celdas Permite editar el contenido de la celda activa sin tener que hacerlo en la barra de fórmulas. [F2] [F2]
Copiar celda Copia y arrastra el contenido de la celda con el puntero del ratón. [Ctrl] + puntero del ratón [alt] + puntero del ratón
Copiar e insertar celda Copia y arrastra el contenido de una celda a una celda nueva que se inserta entre otras dos. [Ctrl] + [⇧] + puntero del ratón [alt] + [⇧] + puntero del ratón
Cambiar formato Abre el cuadro de diálogo para cambiar el formato de las celdas [Ctrl] + [1] [⌘] + [1]
Activa / desactiva estilo de referencia Permite cambiar entre las distintas combinaciones de referencias absolutas y relativas si se selecciona un rango de celdas en una fórmula. [F4] [⌘] + [T] o [F4]
Insertar fecha Introduce la fecha actual en una celda. [Ctrl] + [;] [control] + [;]
Insertar hora Introduce la hora actual en una celda. [Ctrl] + [⇧] + [:] [⌘] + [;]
Insertar tabla Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla [Ctrl] + [T] [⌘] + [T] o [control] + [T]
Insertar función Muestra el cuadro de diálogo Insertar función (Windows) o Generador de fórmulas (Mac). [⇧] + [F3] [⇧] + [F3]
Insertar autosuma Calcula la suma de las celdas seleccionadas. [Alt] + [=] [⌘] + [⇧] + [T]
Rellenar hacia la derecha y hacia abajo Copia en las celdas de la derecha o de debajo el contenido y el formato de las celdas situadas a la izquierda o encima de la celda seleccionada. [Ctrl] + [D] / [J] [⌘]+ [R] / [D]
Rellenar varias celdas Rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual. [Ctrl] + [↵] [⌘] + [↩] o [control] + [↩]
Insertar salto de línea Permite comenzar una línea nueva en la misma celda. [Alt] + [↵] [control] + [opción] + [↩]
Añadir comentario Añade o abre un comentario de celda. [⇧] + [F2] [⇧] + [F2]
Seleccionar fila Selecciona una fila completa [⇧] + [Barra espaciadora] [⇧] + [Barra espaciadora]
Seleccionar columna Selecciona una columna completa [Ctrl] + [Barra espaciadora] [control] + [Barra espaciadora]
Ocultar filas Oculta las filas seleccionadas [Ctrl] + [9] [⌘] + [(] o [control] + [(]
Mostrar filas Muestra las filas ocultas dentro de la selección. [Ctrl] + [ñ] + [(] [⌘] + [⇧] + [(] o [control] + [ñ] + [(]
Ocultar columnas Oculta las columnas seleccionadas. [Ctrl] + [0] [⌘] + [)] o [control] + [)]
Mostrar columnas Muestra las columnas ocultas en la selección. [Ctrl] + [⇧] + [)] [⌘] + [⇧] + [)] o [control] + [ñ] + [)]
Principio del documento Permite saltar hasta el comienzo de una hoja de cálculo (arriba a la izquierda).[Ctrl] + [INICIO][control] + [INICIO] o [control] + [fn] + [←]    
Final del documento Salta al final de la hoja de cálculo, hasta la última celda, situada en la fila más baja usada de la columna más a la derecha. [Ctrl] + [FIN] [control] + [FIN] o [control] + [fn] + [→]
Inicio/final de la fila Salta a la primera o a la última celda con datos en una fila. [Ctrl] + [←] / [→] [⌘] + [←] / [→]
Inicio/final de una columna Salta a la primera o a la última celda con datos en una columna. [Ctrl] + [↑] / [↓] [⌘]+ [↑] / [↓]
Cambiar de hoja Ir a la hoja siguiente o retroceder a la anterior en un libro. [Ctrl] + [Av Pág] / [Re Pág] [control] + [Av Pág] / [Re Pág] o [opción] + [←] / [→]
Insertar hoja de cálculo Inserta una hoja de cálculo nueva en el libro [Alt] + [⇧] + [F1] o [ñ] + [F11] [⇧] + [F11]
Guardar como Abre el cuadro de diálogo Guardar como [F12] [F12]
Guardar Guardar un documento. [Ctrl] + [G] [⌘] + [S] o [control] + [S]
Nota

Los atajos de teclado para Excel (MS Excel 2016 para Windows y para Mac) presentados en la tabla se corresponden con un teclado QWERTY español (España). En otros teclados las combinaciones pueden variar. Los atajos de teclado de Excel para ordenadores Mac se presentan en ocasiones en dos versiones diferentes para cubrir las variaciones de teclas en distintos modelos.

Crea tu propio atajo de teclado para Excel

Las prioridades y los desafíos de los usuarios de las hojas de cálculo son diferentes, por eso es normal que no se pueda cumplir con todas las tareas regulares con los atajos predefinidos. Excel permite, por este motivo, crear métodos abreviados desde cero. Para ello se han de registrar macros, que permiten guardar una secuencia rutinaria de pasos, de tal forma que Excel puede ejecutarla de forma automática cada vez que se necesite. Lo más práctico es que se pueden asignar atajos de teclado a las macros para activarlas de forma casi inmediata.

Para crear un atajo de teclado en Excel selecciona antes que nada la herramienta “Grabar macro”, donde ya podremos dar un nombre a nuestra macro y asignarle un método abreviado de teclado. Debes procurar utilizar una combinación de teclas sin uso asignado en Excel, porque, de lo contrario, perderá su utilidad primigenia. Se recomienda, por eso, sumar la tecla “Shift” (Mayúscula) a las habituales combinaciones con la tecla de control y jugar con letras. También es posible elaborar una breve descripción para no olvidar su función en el futuro.

En este primer paso también se decide cómo guardar la macro. Si se escoge la opción “Este libro” o “Nuevo libro”, la macro –y también el atajo de teclado– solo puede utilizarse en un libro. Pero si el plan es utilizarla en general siempre que se utilice el programa, entonces selecciona “Libro de macros personal”.

Es posible que, una vez creada, se tenga que modificar la macro en un momento posterior. El número de celdas dentro de la función, por ejemplo, es siempre absoluto. Esto quiere decir que si añadimos otra fila, la macro no la tendrá en cuenta. Para evitarlo, selecciona la macro que quieras editar en “Mostrar macros” y pincha en “Editar”. Entonces se abrirá Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), en donde se accede al código fuente del miniprograma y pueden realizarse las modificaciones pertinentes. La función para seleccionar el campo se encuentra en “.SetRange”.