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Imagen profesional con un correo electrónico personalizado

La dirección de correo personal figura entre los datos de contacto más importantes en el ámbito de la comunicación en Internet. Pero la mayoría de usuarios del correo electrónico subestima la capacidad de un correo electrónico personalizado para transmitir competencia, prefiriendo, de lejos, las ofertas de los proveedores de correo gratuito. Estos, si bien ofrecen un servicio impecable sin exigir una cuota a cambio, se muestran siempre, sin excepción, con el nombre del proveedor en el dominio, lo que favorece una imagen poco seria en el ámbito de la comunicación profesional:

nombre.apellido@proveedor-de-correo.es

Las direcciones de correo electrónico se componen de dos partes, una local y otra global, que identifican de forma universal al emisor y al receptor. Mientras que la primera se sitúa antes del símbolo arroba (@) y corresponde al nombre de usuario de una cuenta de correo, la parte global posterior a este símbolo, corresponde al dominio del correo, o lo que es lo mismo, aquella región del sistema de nombres de dominio donde se encuentra esta dirección. Esta segunda parte, a menudo denominada parte del dominio, se compone del nombre del alojamiento y del dominio de nivel superior (TLD). Mientras que los usuarios de una cuenta gratuita solo pueden escoger libremente la parte local, una dirección de correo electrónico personalizada permite introducir una dirección individual en la parte global, por ejemplo, de esta forma:

nombre@apellido.es

nombre.apellido@nombredelaempresa.es

Crear un correo con dominio propio: qué hay que tener en cuenta

Registrar un correo electrónico personalizado implica escoger un dominio de nivel superior y un nombre de dominio que estén disponibles y se ajusten a las necesidades personales. Es importante remarcar aquí que, dentro de los nombres de dominio superior, cada nombre de dominio se puede registrar una sola vez, así que si el nombre que tenemos en mente ya está registrado con un TLD determinado, habrá que escoger otra terminación. La disponibilidad de los nombres depende de cada proveedor, pero la buena noticia es que los nuevos TLD amplían, en este sentido, la gama de opciones disponibles. Con estos es posible, por ejemplo, crear dominios como:

reserva@nombre-del-establecimiento.hotel

info@empresa.madrid

Verifica la disponibilidad de tu dominio deseado:

Dominio check
  • .es
  • .mail
  • .hotel
  • .madrid

Hay que tener en cuenta, sin embargo, que las reglas por las cuales se crean nuevos nombres de dominio son definidas de forma individual por los correspondientes agentes registradores de dominios. En general, los TLD tienen que estar compuestos por letras de la A a la Z, por cifras del 0 al 9 o por guiones y no hay diferencias entre mayúsculas o minúsculas. En lo referente al TLD .es, aunque su asignación en el pasado era mucho más restrictiva,  la nueva regulación de 2005 ha facilitado mucho su obtención: para ello era necesario que la palabra que compusiera el dominio fuera una marca registrada, coincidiera exactamente con el nombre de la empresa o con el nombre y apellido del solicitante.

Hoy día el único requisito es tener algún tipo de vínculo con España y solo se realizan comprobaciones cuando se trata de la concesión de los dominios de tercer nivel bajo .gob.es y .edu.es. No se recomienda el uso de diéresis (¨) aunque en algunos casos esté permitido, ya que puede llevar a problemas con los servidores o con los programas de correo. il-Servern und E-Mail-Programmen führen können. 

Ventajas de un correo electrónico personalizado

El uso de un dominio personal en el correo electrónico aventaja a los proveedores gratuitos en los siguientes aspectos:

  • Ofrece una buena primera impresión: el éxito a nivel profesional va ligado a una imagen de seriedad que también afecta a la comunicación por correo electrónico. Es por eso que, frente a aquellos proveedores con un nombre de dominio genérico que no permite el reconocimiento, las empresas y autónomos se aseguran, mediante un dominio personal, una dirección propia que haga referencia, bien a la persona a cargo de un determinado servicio, o bien al servicio vinculado a la dirección de correo. Por ejemplo:

    nombre-del-trabajador@empresa.es

    info@empresa.es

    servicio@empresa.es

    curriculum@empresa.es
  • Es conciso: en el caso de los proveedores gratuitos de cuentas de correo, todos los clientes comparten el mismo nombre de dominio en su correo personal. Registrar un buen nombre puede convertirse en una verdadera odisea, ya que normalmente las combinaciones más sencillas de nombre y apellido suelen estar ya registradas, por lo que el usuario se ve obligado a añadir cifras, como en este caso:

    jose.perez1957@proveedor-de-correo.es


    Una dirección como esta no solo es difícil de recordar, sino que se presta fácilmente a la equivocación. Por el contrario, una cuenta de correo electrónico con dominio propio permite el registro de direcciones sencillas y fáciles de recordar.
  • Es duradero: con una dirección de correo electrónico personalizado es posible asegurarse la independencia respecto al cliente de correo. Si este modificara su oferta de productos o la empresa dejara de existir, el propietario del dominio no se vería afectado por ello y podría mudarse a otro sin ningún problema. Esto no es posible en el caso de contar con una dirección gratuita dependiente del proveedor, puesto que cualquier contingencia supone también cambiar de dirección de correo.
  • No tiene publicidad: las cuentas gratuitas suelen estar vinculadas al uso de publicidad. Pero, además, debido a su sencillo esquema de composición como nombredeusuario@proveedordecorreo.es, constituyen un atractivo objetivo para los emisores de correo basura. Un correo con dominio propio, en cambio, está basado en un sistema de pago, lo que no implica publicidad y minimiza el riesgo de spam.
  • Es más seguro: las cuentas gratuitas son un objetivo muy deseado por ciberdelincuentes y son muy vulnerables a estrategias de phishing o a ataques de hackers por medio de virus y troyanos. Las cuentas personalizadas ofrecen una mayor resistencia a este tipo de ataques.
  • Es resistente a errores ortográficos: las direcciones de correo electrónico personalizado se pueden configurar de tal forma, que aquellos mensajes que por contar con pequeños errores tipográficos en la parte local no alcanzarían la bandeja de entrada, sean también admitidos. Esto es posible gracias a la función Catch all, que redirige a una carpeta principal estos mensajes y evita así la pérdida de mensajes potencialmente importantes.
Consejo

Cómo configurar un correo electrónico personalizado

La concesión de dominios se realiza de forma centralizada. Cada TLD o dominio de nivel superior es gestionado por uno de los llamados Network Information Center (NIC) o agentes registradores de nombres de dominio. En el ámbito español, el organismo encargado de la gestión del dominio .es es la entidad pública empresarial Red.es, integrada en el Ministerio de Industria, Energía y Turismo. Pero para registrar un nombre de dominio bajo un determinado TLD no es necesario dirigirse al NIC, sino a los llamados registradores, que funcionan como intermediarios entre los solicitantes y los organismos concesionarios. En general, se trata de empresas privadas (proveedores de alojamiento web o de otro tipo de servicios de Internet) que, o bien posibilitan el registro de dominios de forma aislada, o lo combinan con otros servicios como alojamiento para correo. Para el cliente, este proceso se lleva a cabo en tres sencillos pasos:

Paso 1: Escoger un proveedor

Los NIC cooperan con proveedores diferentes, de manera que es posible registrar un mismo dominio a través de varios proveedores. Algunos criterios importantes a la hora de escoger un alojamiento de correo con un dominio propio pueden ser la cantidad de buzones de correo y la capacidad de almacenamiento de cada uno, así como la disponibilidad de protocolos relevantes de transferencia como POP3 e IMAP. Una cuestión a tener en cuenta es la del almacenamiento de tus datos personales en cada proveedor: siempre que se almacenen en Europa, su seguridad está garantizada.

Paso 2: Verificar el dominio

Cuando hayamos encontrado el alojamiento adecuado, es momento de comprobar la disponibilidad del dominio deseado. Esta consulta se puede realizar en las páginas web de los registradores oficiales acreditados de forma gratuita e inmediata:

Para realizar la comprobación, se introduce el dominio a verificar en la barra de búsqueda y el proveedor la coteja en cuestión de segundos con los datos del registro correspondiente. Ten en cuenta que un dominio de correo se compone de un dominio de nivel superior y de un dominio de segundo nivel.

Como el dominio empresa.es se encuentra incluido en el espacio nominal .es, la consulta se dirige a Red.es como entidad competente en este caso. Si aquí ya existe una entrada para esta combinación de nombre de dominio y TLD, la petición se rechaza y el registrador comunica al solicitante que este dominio ya está registrado:

En este caso, se tienen dos opciones:

  • cambiar completamente el nombre de dominio o
  • probar la disponibilidad del dominio de segundo nivel (“empresa”) en combinación con otros TLD. El organismo registrador ofrece, en este caso, una lista de sugerencias:

Paso 3: Registrar un dominio de correo electrónico propio

Una vez se encuentra un dominio disponible, se empieza con el proceso de registro. En algunos casos, puede ser buena idea registrar el dominio de segundo nivel con diferentes terminaciones tanto para aumentar la visibilidad en Internet como para proteger el nombre de la compañía o del proyecto del Domain Grabbing, concepto que define la especulación con nombres de dominio y que puede ocasionar graves perjuicios.

Hoy en día se puede registrar un dominio completamente online. Solo hay que rellenar el formulario de pedido con el nombre, la dirección postal y una dirección de correo electrónico, además de los datos bancarios necesarios para cerrar la solicitud.

Crear y gestionar cuentas de correo con dominio propio

Según el alojamiento seleccionado, existe la posibilidad de crear diferentes cuentas de correo personalizado en el mismo dominio, así como de ajustar individualmente características como redirecciones, notificaciones por ausencia, opciones de encriptado o filtros. En general, todos los servicios de alojamiento permiten gestionar diferentes cuentas en un panel de control central al que se accede con el número de cliente o mediante el nombre de usuario y la contraseña. Es en este mismo panel de control donde se puede añadir una nueva dirección de correo electrónico. Para ello solo hay que definir una parte local nueva (recordemos: aquella parte anterior a “@”):

nueva-direccion@mi-dominio.es

En el caso de contar con varios dominios, es preciso, en primer lugar, escoger en cuál ha de crearse esta nueva dirección de correo electrónico.

Consejo

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