Cómo compartir el calendario de Outlook con colaboradores

Microsoft Outlook no es solo uno de los programas de correo electrónico más utilizados. El software también ofrece a sus usuarios numerosas funciones de groupware para gestionar contactos, tareas y citas. Muchas empresas recurren al calendario de Outlook para organizar el trabajo en equipo o planificar sus citas con los clientes. Sin embargo, la planificación colectiva resulta especialmente cómoda si los trabajadores tienen acceso al calendario de los compañeros. Esto puede conseguirse al compartir el calendario de Outlook, lo cual puede tener lugar tanto en una empresa como también con clientes, socios y proveedores de servicios. 

Las funciones de Outlook para compartir el calendario con amigos, conocidos, compañeros de trabajo o socios dependen de cómo se utiliza el software, si como aplicación independiente, en el marco de Office 365 o en combinación con un Exchange Server.

Mientras que Microsoft Office 365 proporciona diversas aplicaciones de oficina como servicio online en la nube, Outlook es una aplicación de escritorio instalada a nivel local. En el ámbito privado se utiliza principalmente como programa de correo electrónico, pues permite administrar diferentes cuentas de correo en la misma interfaz de usuario. Por el contrario, en las empresas Outlook actúa generalmente como programa cliente para el Microsoft Exchange Server, un repositorio central para correos electrónicos, citas y tareas.

A continuación te mostramos las funciones de uso compartido tanto de la aplicación de escritorio de Outlook como de la aplicación de Office 365 llamada Calendario.

Nota

En este artículo te mostramos instrucciones paso a paso para las aplicaciones de escritorio Outlook 2016, 2013, 2010 y 2007.

Cómo compartir el calendario en Outlook 2016 y 2013

Si utilizas las versiones 2016 o 2013 de Outlook, puedes recurrir a diversas posibilidades para otorgar acceso al calendario a otras personas:

  • Compartir el calendario de Outlook como instantánea
  • Compartir el calendario de Outlook (solo en combinación con un Exchange Server)
Nota

Las siguientes capturas de pantalla se han creado con Outlook 2013.

Compartir el calendario de Outlook como instantánea

Independientemente de si se utiliza Outlook en casa o en el trabajo, la aplicación de escritorio te permite en todo momento enviar una instantánea de tu calendario por correo electrónico. Para ello debes seguir los pasos siguientes:

  1. Selecciona la vista del calendario: haz clic en la parte inferior de la ventana de la aplicación de Outlook en el botón “Calendar” (Calendario).
Nota

La función de calendario compartido de Outlook no solo se limita al calendario estándar que se crea automáticamente en cualquier perfil de Outlook, sino que puedes crear tantos calendarios como quieras y luego compartirlos con diferentes personas.

  1. Haz clic en “Enviar calendario por correo electrónico”: haz clic en “Home” (Inicio) en la barra de herramientas y selecciona la opción “Send calendar by e-mail” (Enviar calendario por correo electrónico).

A continuación se abre una ventana para el nuevo correo y también el cuadro de diálogo “Send a Calendar via Email” (Enviar un calendario por correo electrónico).

  1. Selecciona el fragmento del calendario: selecciona el calendario deseado, así como un intervalo de fechas específico.
  1. Ajusta el grado de detalle: selecciona uno de los tres grados de detalle para definir qué datos debe incluir la vista del fragmento del calendario.
    • Solo disponibilidad: el calendario compartido contiene únicamente información sobre la disponibilidad. Algunos de los elementos que recogen son “disponible”, “no disponible”, “provisional” o “fuera de la oficina”. Además, también tienes la posibilidad de limitar la información sobre la disponibilidad a tu jornada laboral.

    • Detalles limitados: un calendario limitado contiene el asunto de las citas e información sobre la disponibilidad.

    • Detalles completos: los elementos del calendario se muestran con toda la información.
  1. Configurar las opciones avanzadas: con la opción “Advanced” (Avanzadas) Outlook ofrece la posibilidad de incluir las citas y documentos marcados como privados en la instantánea del calendario, pero también puedes elegir uno de los dos diseños para correos electrónicos:
    • Plan diario
    • Lista de eventos
Consejo

Si marcas una cita o reunión como privada en Outlook, esta no se muestra al compartir el calendario o al hacer una instantánea del mismo, a no ser que lo permitas explícitamente marcando la caja correspondiente.

Una vez seleccionado el calendario deseado y la configuración del intervalo temporal, del grado de detalle y de la forma de presentación, haz clic en “OK”. A continuación Outlook inserta una copia del fragmento del calendario como instantánea en un nuevo correo electrónico.

  1. Introduce el destinatario del correo electrónico y envía el mensaje: escribe la dirección de correo del destinatario deseado y añade un mensaje personal si fuera necesario. Haz clic en “Enviar” para compartir el calendario en Outlook.

Cualquier mensaje acompañado de la función “Enviar un calendario por correo electrónico” contiene un archivo iCalendar (ICS), formato de archivo soportado por productos de diversos proveedores, con el que el destinatario puede abrir el fragmento seleccionado en cualquier programa de calendario. Entre las aplicaciones más populares se encuentran Google Calendar, Apple Calendar, IBM Lotus Notes, Yahoo! Calendar, Evolution, eM Client, Mozilla Thunderbird, SeaMonkey y Novell GroupWise.

Calendario compartido de Outlook

Si utilizas tu aplicación de escritorio de Outlook en combinación con un Exchange Server, el software permite compartir calendarios que se actualizan automáticamente. Para compartir un calendario de Outlook debes, por lo tanto, enviar una invitación de uso compartido a las personas del entorno de tu empresa o externas a ella. Esto permite que los destinatarios visualicen el calendario compartido en su propia vista de calendario. Como alternativa, Outlook ofrece la posibilidad de publicar un calendario como página web.

Compartir el calendario de Outlook con personas de tu propia empresa

A continuación te presentamos los pasos que debes seguir para compartir tu calendario de Outlook con personas de tu empresa.

  1. Selecciona la vista del calendario.
  1. Haz clic en “Compartir calendario”: selecciona la pestaña “Home” (Inicio) en la barra de herramientas y haz clic en “Share Calendar” (Compartir calendario).
  1. Ajustar el grado de detalle: Outlook abre una nueva ventana de mensaje y también un enlace para compartir el calendario. Con ayuda de los tres niveles de detalle siguientes puedes definir los datos que quieres compartir con los destinatarios:
    • Solo disponsibilidad
    • Detalles limitados
    • Detalles completos
  1. Inserta la dirección de correo del destinatario y envía la invitación: introduce la dirección de la persona con la que quieras compartir el calendario de Outlook seleccionado. En caso necesario puedes añadir un mensaje personal.

    Si simultáneamente quieres solicitar el uso del calendario compartido de Outlook al destinatario del email, marca la casilla destinada a tales efectos.

Cualquier persona que reciba una invitación de uso compartido por email debe hacer clic en el botón “Abrir calendario“, para incorporar el calendario compartido en su propia lista de calendarios.

Compartir el calendario de Outlook con personas externas a tu empresa

¿Quieres compartir tu calendario de Outlook con personas externas a tu empresa? Para ello realiza los mismos pasos que para compartirlo con tus compañeros, pero ten en cuenta que compartir información del calendario detallada con personas externas a tu empresa suele presentar limitaciones en muchas redes.

El administrador de tu red es el encargado de definir en las directivas de uso compartido la cantidad de datos que se comparten con personas externas. Si no se puede compartir el calendario de Outlook con los niveles de detalle deseados, se recibe un mensaje de error. Ponte entonces en contacto con el administrador de tu red o selecciona otro nivel de detalles.

Cambiar los permisos de uso compartido

Si compartes tu calendario con personas de tu empresa o externas a ella, Outlook te ofrece la posibilidad de adaptar los detalles del calendario correspondiente a cada persona de manera individual. Para ello, realiza los siguientes pasos.

  1. Selecciona la vista del calendario.
  1. Haz clic en “Permisos de calendario“: selecciona la pestaña “Home” (Inicio) en la barra de herramientas y haz clic en “Calendar Permissions” (Permisos de calendario).

Outlook abre el cuadro de diálogo “Calendar Properties” (Propiedades de calendario).

  1. Definición de permisos: selecciona el cuadro de diálogo “Calendar Properties” (Propiedades de calendario) y después haz clic en “Permissions” (Permisos). Adapta los permisos individualmente para las personas seleccionadas.

Compartir calendario en una página web

Otra posibilidad de calendario compartido de Outlook con personas externas a tu empresa es mediante su publicación en una página especialmente creada para tales fines. Para ello Outlook ofrece la función “Publicar online”, pero para utilizarla se necesita un servidor web que soporte el protocolo WebDAV. Sigue estos pasos para aprender a hacerlo.

  1. Selecciona la vista del calendario.
  1. Haz clic en “Permisos de calendario“: selecciona la pestaña “Home” (Inicio) en la barra de herramientas y haz clic en “Publish Online” (Publicar en línea).

Selecciona la función “Publicar en servidor WebDAV” que se muestra en el menú desplegable.

Aviso

Alternativamente algunas implementaciones de Outlook ofrecen la posibilidad de compartir calendarios directamente en el servidor Exchange de tu propia red.

  1. Selecciona el servidor WebDAV: si optas por compartir tu calendario de Outlook en un servidor WebDAV, el sistema te pedirá la dirección del servidor WebDAV, el intervalo de fechas y los detalles en la ventana de diálogo “Publish Calendar to Custom Server” (Publicar calendario en servidor personalizado).
  1. Configuración avanzada de carga: en la ventana de diálogo “Publish Calendar to Custom Server” (Publicar calendario en servidor personalizado) haz clic en “Advanced…” (Avanzadas) para efectuar ajustes de configuración detallados para el método de carga, los elementos privados o la frecuencia de la actualización.
Aviso

Los datos del calendario que se publican en una página web son visibles para todos aquellos que estén familiarizados con el URL de la página web.

Compartir un calendario en versiones de Outlook más antiguas

Las versiones más antiguas del programa de correo electrónico y de software colaborativo Outlook también permiten compartir datos de calendarios con otras personas.

A este respecto, Microsoft revisa la interfaz de usuario de la aplicación de escritorio cada vez que se publica una nueva versión. Todas las versiones a partir de Outlook 2007 llevan integrada la función

“Compartir calendario”. La condición previa para ello es que se utilice el software en combinación con un servidor Exchange. A continuación te mostramos los pasos que deben seguirse para compartir un calendario en Outlook 2007 y Outlook 2010.

Compartir un calendario en Outlook 2010

  1. Haz clic a la derecha del panel de navegación en el cuadro “Calendario” para cambiar el modo en que se ve el calendario. 
  2. En el panel de control selecciona la opción “Carpeta”.
  3. Haz clic en “Compartir calendario”.  
  4. Asegúrate de que la opción “Permitir que los destinatarios puedan ver el calendario” está activada.
  5. Introduce la dirección de correo del destinatario.
  6. En caso necesario, inserta un texto personal en la invitación para compartir el calendario.
  7. Haz clic en “Enviar”.

Opciones para compartir calendarios en Outlook 2007

  1. Haz clic a la derecha del panel de navegación en el cuadro “Calendario” para cambiar el modo en que se ve el calendario.
  2. En la opción “Mi calendario” selecciona “Calendario”. En el panel de navegación aparecen unos enlaces azules que te permiten realizar varias acciones.
  3. Escoge el enlace “Compartir calendario”, tras lo que Outlook 2007 abrirá una nueva ventana de mensaje e introducirá la invitación para compartir el calendario.  
  4. Asegúrate de que la opción “Permitir que los destinatarios puedan ver el calendario” está activada.
  5. Introduce la dirección de correo del destinatario. 
  6. En caso necesario, inserta un texto personal en la invitación para compartir el calendario.
  7. Haz clic en “Enviar”.

En ambas versiones de Outlook la opción de enviar la invitación de calendario compartido contiene los datos del calendario en forma de archivo ICS, lo que permite que el destinatario agregue el calendario compartido de la propia lista de calendarios de Outlook.

Ten en cuenta que Outlook soporta los archivos ICS a partir de la versión de Outlook 2007. 

Outlook 2007 y 2010 también permiten adaptar o desactivar la función de compartir calendarios a través del botón “Permisos de calendario”.

Compartir un calendario en Microsoft Office 356

¿Utilizas funciones de correo y calendario en el servicio online Office 365? Entonces puedes compartir datos de calendario cómodamente a través del servidor Exchange alojado por Microsoft. Utiliza para ello la función “Compartir” de la web app.

  1. Abre Office 356 y selecciona la aplicación del calendario: inicia sesión en Microsoft 365 con tu cuenta de usuario y selecciona la web app Calendario. Tras ello, la aplicación se iniciará en una nueva ventana de navegador.
  1. Haz clic en “Compartir”: selecciona la función “Compartir” en la barra del menú.
  1. Selecciona el destinatario: selecciona el destinatario deseado e introduce su nombre o dirección de correo electrónico en la barra de búsqueda.

En caso necesario, Office 365 permite compartir datos de calendario con todas aquellas personas que tengan cuentas de correo electrónico en tu dominio de Office 365. Todas estas cuentas se agrupan bajo “Mi organización”. El servidor Exchange de Office 365 establece en este caso una conexión segura entre las cuentas de tu dominio.

  1. Selecciona los detalles: mediante los niveles de detalles siguientes puedes elegir el tipo de información del calendario que quieres compartir.
    • “Muestra el momento en que estás ocupado” (Solo disponibilidad)

    • “Muestra el título y la ubicación” (Detalles limitados)

    • “Muestra todos los detalles” (Detalles completos)

Los niveles de detalles pueden adaptarse posteriormente a la hora de compartir el calendario.

  1. Envía una invitación para uso compartido: haz clic en “Compartir” para enviar un correo con una invitación para uso compartido.

El destinatario tiene la posibilidad de ver el calendario compartido online o de descargarlo a través de un URL como archivo ICS y añadir la propia vista de calendario en Outlook o en otro programa de correo electrónico.